Memahami Jenis-Jenis Dokumen yang Digunakan Dalam Administrasi Gudang

Setelah mempelajari materi tentang administrasi pergudangan, peserta didik diharapkan mampu melakukan penanganan dokumen administrasi gudang yang digunakan dalam pergudangan.

Gambar 2.1 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: shorturl.at/ ilrU4

Memahami jenis-jenis dokumen yang digunakan dalam administrasi gudang

Agar keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi dapat tetap terjaga dengan baik, maka kegiatan penggudangan logistik yang penting untuk diperhatikan adalah dilakukannya administrasi penggudangan melalui tata dokumen gudang secara tertib dan benar. Hal ini dilakukan sehingga bukti dokumen penggudangan dapat dijadikan instrumen/ perangkat pengendalian dalam pengelolaan penggudangan di setiap perusahaan.

Kepastian jaminan layanan secara prima dengan disertai bukti dokumen yang dibuat secara cepat dan terintegrasi sudah barang tentu diperlukan penerapan sistem tata kelola administrasi penggudangan, sehingga logistik yang tersimpan setiap saat diperlukan dapat secara cepat dilakukan pengecekan, terutama berkaitan dengan dokumen penunjang utamanya yang berkaitan dengan identitas dan karakteristik barang serta bukti-bukti masuk dan keluarnya logistik, serta kuantitas dan kualitas logistik (Inventory) yang ada di gudang.

Di samping itu, dilakukan penerapan sistem tata kelola administrasi  penggudangan yang tepat pada suatu perusahaan, tentu semakin mendukung efektivitas pengelola dalam merancang dan melaksanakan program pengadaan logistik, dengan terkendalinya rasio tingkat pemanfaatan logistik pada periode waktu tertentu dalam jumlah persediaan yang ada.

Tertibnya barang gudang perusahaan yang masuk dan keluar, maka harus  secara kontinu dilakukan pengontrolan atas pergerakan barang tersebut baik dari aspek kuantitas maupun kualitas barang yang ada.

Tingginya volume kegiatan administrasi gudang terutama dalam pengurusan berbagai macam data yang diperlukan seperti data barang yang diminta, data barang yang harus dikirimkan, data jumlah barang yang diterima, data barang persediaan yang ada, serta data barang akan dikeluarkan semata-mata untuk memberikan informasi dan layanan prima dari sektor gudang secara cepat, akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

Gambar 2.2 Contoh Dokumen Gudang

Sumber: shorturl.at/ cBE29

A. Dokumen Administrasi Pergudangan

Gambar 2.3 Dokumen Administrasi Gudang

Sumber: http:// ppic1908.blogspot.com/ 2017/ 01/ administrasi-dalam-pergudangan.html

Menurut pemahaman secara umum dikatakan bahwa administrasi adalah upaya dan langkah kegiatan yang dilaksanakan oleh dua orang atau lebih berkenaan dengan adanya kesamaan tujuan. Adapun administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang bersifat ketatausahaan meliputi pekerjaan catat mencatat, korespondensi/ persuratan, keuangan sederhana, pengetikan naskah, penyimpanan dokumen dan pekerjaan lain yang bersifat teknis lainnya.

Secara pendekatan manajemen, administrasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan berbagai sumber daya secara efektif dan efisien.

Sedangkan gudang sebagaimana telah dijelaskan pada bab sebelumnya yaitu tempat atau ruangan dengan fasilitas tertentu yang bersifat tetap dengan didesain untuk menyimpan berbagai macam barang serta dimanfaatkan sehingga tingkat layanan kebutuhan kepada pihak terkait dapat terpenuhi secara efisien.

Dalam perkembangan dan kemajuan teknologi sekarang ini, penanganan pergudangan selain secara konvensional juga telah banyak dilakukan secara komputerisasi sehingga layanan proses penanganan dengan elemen gudang seperti tempat, barang, personil gudang, pola manajemen dan prosedur kerja menjadi satu kesatuan proses kegiatan dengan hasil yang lebih cepat dan tepat. Bagi sebuah perusahaan penerapan kegiatan seperti ini disebut dengan sistem administrasi pergudangan modern.

Gudang dalam berbagai kegiatan jenis usaha menggambarkan penerapan tata kelola logistik dari suatu perusahaan dengan tujuan untuk dilakukannya proses penyimpanan produk beserta perlengkapan lainnya sekaligus penyedia informasi mengenai keberadaan serta kondisi barang yang tersimpan di gudang tersebut sehingga mempercepat pihak yang membutuhkan dalam mengakses data/ informasi.

Kemudahan akses data/ informasi gudang yang secara umum tertuang dalam bentuk dokumen, sangat diperlukan dalam penanganan administrasi misalnya:

1. Tembusan surat pesanan pembelian yang diterima dari bagian pembelian.
2. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan beserta barang.
3. Surat order pengiriman barang yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan kredit).
4. Tembusan faktur yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan tunai)
5. Kartu gudang sebagai tempat mencatat keberadaan dan mutasi barang.

Bukti transaksi sebagai bagian dari dokumen administrasi gudang sebagaimana tersebut di atas sangat penting untuk disiapkan oleh perusahaan karena dokumen tersebut menjadi bukti rekaman tertulis setiap aktivitas transaksi gudang dan bertujuan untuk pertanggung jawaban setiap kegiatan yang dilakukan dalam siklus pengelolaan barang di gudang.

Berkaitan dengan pengelolaan barang yang ada gudang, lebih sempitnya  pengurusan dokumen administrasi pergudangan, maka kepala gudang menjadi penanggung jawab penuh atas berjalannya kegiatan secara efektif dan efisien.

Misalnya kepala gudang memiliki wewenang dalam membuat kartu gudang atas siklus atau perputaran barang yang terjadi seperti mengenai adanya barang masuk atau keluar dan persediaan atau saldo barang yang ada. Biasanya Kartu gudang yang telah dipersiapkan diletakan pada wilayah barang yang bersangkutan disebut dengan Kartu Gudang (Label). Tugas kegiatan lainnya kepala gudang juga dapat menyiapkan buku ataupun kartu stok barang yang merinci spesifikasi barang berdaarkan jenis atau ukuran barang, dengan pola penyimpanan disusun secara berurutan (alfabetis, numerik, subjek).

Secara teknis pelaksanaan beserta tanggung jawab dalam penanganan semua sumber daya termasuk barang di gudang, maka kepala gudang minimal harus dapat menyiapkan dokumen catatan semua barang yang ada di gudang dengan proses pelaksanaan administrasi meliputi:

1. Melaksanakan dokumentasi pergudangan secara transparan.
2. Mencatat setiap terjadi mutasi barang.
3. Menerapkan pola pembukuan dan kegiatan administrasi gudang sebagai bentuk pengelolaan penggudangan yang akuntabel.

Sehubungan dengan kegiatan administrasi penggudangan tersebut, berikut merupakan dokumen-dokumen penting yang menjadi penunjangnya:

1. Buku Penerimaan Barang

Buku atau dokumen ini biasanya merupakan lembaran-lembaran yang memuat informasi tentang semua penerimaan barang yang secara rinci meliputi jenis dan spesifikasi barang, tanggal barang diterima, jumlah, nilai barang dalam taksiran harga per satuan/ total, serta asal barang.

Ketika terjadi barang masuk ke dalam gudang, maka secepatnya dilakukan pencatatan pemasukan barang pada Buku Penerimaan Gudang, selain dilakukan pengisian juga pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok Barang) sehingga dapat diketahui jumlah persediaan barang yang ada di gudang.

Selanjutnya, setiap dilakukan pencatatan pemasukan barang ke dalam Buku Penerimaan Gudang, maka harus ditunjang bukti-bukti penerimaan barang (seperti nota, faktur, kwitansi, surat penyerahan barang maupun bukti transaksi lainnya). Bukti pemasukan barang harus dibubuhi dengan kode nomor (sebagai urutan bukti masuk barang), yang kemudian kode nomor bukti masuk ini dituliskan pada kolom yang sudah disediakan dalam buku penerimaan gudang maupun kartu persediaan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan barang di gudang.

Gambar 2.4 Contoh Buku Penerimaan Barang

Sumber: http://smkalqohhariyyahgununghalu.blogspot.com/2015/09/format-buku-penerimaan-barang.html

2. Buku Pengeluaran Barang

Catatan pengeluaran barang memberikan informasi mengenai nama, jenis dan spesifikasi barang, tanggal barang dikeluarkan, jumlah pengeluaran barang, dan siapa yang menerimanya. Lembaran-lembaran yang berisi catatan tersebut kemudian digabungkan menjadi sebuah buku pengeluaran gudang.

Catatan dilakukan setiap terjadi pengeluaran barang dari gudang, yang selanjutnya pengisian juga dilakukan pada kartu barang agar secara pasti teridentifikasi berapa jumlah persediaan yang ada di gudang dengan jenis barang tertentu.

Buku pengeluaran gudang yang telah diisi harus ditunjang dengan bukti-bukti pengeluaran barang yang mendukung seperti surat atau bon gudang lengkap dengan kode nomor bukti keluar sesuai urutan kronologis terjadinya barang yang keluar. Hal ini bermanfaat untuk memberi kemudahan ketika dilakukan pengecekan/ pengawasan barang di gudang.

3. Kartu Persediaan/ Stock

Gambar 2.5 Contoh Kartu Persediaan/ Stock Barang

Sumber: shorturl.at/ cBE29

Kartu persediaan barang yang biasanya berbentuk formulir/ lembar isian berguna untuk mencatat siklus persediaan barang yang selalu beubah karena masuk dan keluarnya barang. Informasi formulir/ lembar isian pada kartu persediaan mencakup jenis dan spesifikasi barang, tanggal masuk dan keluarnya barang, nomor kode surat penerimaan/ pengeluaran, asal/ tujuan barang, jumlah barang masuk atau keluar, serta jumlah sisa barang persediaan.

Secara teknis administratif kartu persediaan barang dibuat rangkap dua yaitu satu lembar untuk digantung pada area jenis barang ditempatkan, hal ini untuk memudahkan dalam pengecekan barang persediaan gudang, dan satu lembar lagi sebagai arsip.

4. Bon Permintaan Barang

Dokumen yang disebut dengan bon permintaan barang ini merupakan berkas yang mengendalikan proses terjadinya permintaan barang dari setiap satuan organisasi atau unit kerja perusahaan berkaitan dengan rincian beserta jumlah barang kepada bagian gudang. Istilah lain dari bon permintaan barang biasanya perusahaan menyebutnya surat pengajuan permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian, atau bon gudang.

Gambar 2.6 Contoh Kartu Permintaan Barang

Sumber: shorturl.at/ cuvY8

5. Surat Penyerahan Barang

Penyerahan barang kepada unit kerja perusahaan dilakukan setelah ada persetujuan yang didasarkan pada hasil evaluasi dari para pihak yang memiliki kewenangan dalam pengambilan keputusan terkait dapat dipenuhi atau tidaknya barang tersebut diberikan dengan pertimbangan yang tepat. Adapun dokumen yang harus dipersiapkan ketika terjadinya pengeluaran barang yaitu bon penyerahan barang sebagai bukti otentik bahwa barang telah dikeluarkan/ diserahkan dengan jenis, spesifikasi dan jumlah tertentu dari bagian gudang.

Gambar 2.7 Contoh Berita Acara Penyerahan Barang

Sumber: shorturl.at/ iqAER

Memperhatikan mekanisme sebagaimana yang telah disebutkan, maka bon penyerahan barang danyatakan legal/ sah setelah adanya persetujuan pihak yang berkepentingan, dengan diketahui/ disaksikan oleh pihak yang menyerahkan serta pihak yang menerima barang. Sehingga dengan cara ini diharapkan proses penyerahan barang dapat berjalan secara transparan, objektif tanpa mengurangi efisiensi kerja dalam pelaksanaannya.

B. Fungsi Dokumen Administrasi Pergudangan

Gudang ataupun zona penyimpanan memiliki peran yang cukup sentral untuk turut memperlancar aktivitas produksi suatu perusahaan, diantaranya untuk memaksimalkan utilitas sumber daya yang ada dengan tetap berorientasi pada pelayanan kepada pelanggan.

Peran administrasi bagi suatu gudang begitu penting dimana proses administrasi dalam hal ini sebagai pengendali setiap operasional kegiatan yang berkaitan dengan operasional pergudangan. Dokumen seperti data-data di gudang yang meliputi data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data pemeriksaan barang, sampai pada data laporan gudang menjadi bukti tertulis yang turut menjadi bagian dari bahan pertanggung jawaban pengelolaan sebuah gudang.

Begitu kompleksnya kegiatan administrasi ini terutana yang menyangkut administrasi gudang, maka diperlukan penanganan dan tata kelola gudang yang mampu melayani berbagai kebutuhan baik untuk internal maupun pihak luar organisasi, terutama berkenaan dengan penyediaan berbagai dokumen penunjang secara terintegrasi.

Penerapan administrasi gudang terlebih pada sebuah sistem yang baik akan berpengaruh pada kemajuan perusahaan secara umum, hal ini mengingat karena sistem yang mengatur mekanisme tata kelola gudang terdapat berbagai komponen yang saling mendukung dan menjadi bagian penting dalam mempermudah semua aktivitas gudang, yang dimulai dari analisis pemesanan barang, dilanjutkan dengan pengolahan data persediaan, data pengeluaran barang.

Sistem administrasi ini tentu membutuhkan penanganan yang tepat dan terintegrasi, karena risiko penanganan yang tidak baik sudah barang tentu akan menghambat operasional pengelolaan gudang.

Untuk memperjelas bagian-bagian yang harus diperhatikan dalam pemanfaatan sistem administrasi gudang suatu perusahaan, berikut ini sedikit dikupas mengenai:

1. Barang Returnable

Barang returnable merupakan barang yang karena adanya satu perjanjian berdasarkan syarat tertentu dapat dikembalikan dengan kondisi barang masih dalam masa garansi penggunaan dan tidak mengalami kerusakan akibat human eror. Perusahaan yang mengutamakan nilai kepuasan pelanggan (pelayanan prima) akan memperhatikan jaminan kualitas suatu barang yang diproduksinya, Namun, demikian karena berorientasi pada kepuasan pelanggan serta menjaga kredibilitas, perusahaan tetap memberikan garansi atas barang yang tidak sesuai permintaan dengan sarat dan ketentuan yang telah disepakati.

2. Menjaga Supplier Relationship Management

Aspek yang tidak kalah penting dalam menjalankan etika bisnis yaitu menjaga hubungan baik dengan para kolega dan pelanggan atau yang disebut dengan Supplier Relationship Management. Jika hal tersebut menjadi komitmen perusahaan sebagai bagian dari sistem manajemen yang diterapkan secara konsisten, maka sudah dipastikan akan memperlancar proses hubungan bisnis secara baik dan profesional.

3. Pemesanan dan Pengeluaran Barang

Pihak pengelola gudang terutama yang berwenang dalam penanganan administrasi harus mampu mengatur ritme pemesanan barang, hal ini untuk menghindari terjadinya penumpukan barang secara tidak terkendali. Oleh karena itu, penting, memiliki data arsip dokumen atas barang yang telah keluar sebagai dasar pengambilan keputusan dalam melakukan perkiraan rencana pemesanan barang kembali dari para pemasok.

Salah satu cara yang dapat dilakukan dalam mengatur menyeimbangkan volume barang masuk dan keluar di gudang misalnya dengan membuat perjanjian masa pembayaran yang lebih lama dari masa barang disimpan, dengan tujuan untuk meminimalisir kerugian perusahaan.

Contoh konkret perusahaan dapat menjual barang yang telah tersimpan di gudang dalam waktu 5 hari, sedangkan perjanjian pembayaran pada pemasok adalah 7 hari, maka perusahaan dapat memenuhi kewajiban pada pemasok pada saat perusahaan telah mendapatkan untung dari hasil penjualan atau pengeluaran barang di gudang.

4. Akurasi data

Keakuratan data barang yang ada di gudang menunjukan bentuk perhatian dan kerja profesional dari pengelola gudang. Pengendalian catatan arus barang masuk dan keluar gudang terus dilakukan agar tingkat kesalahan dapat ditekan seminimal mungkin yang pada akhirnya operasional dapat tetap berjalan baik.

Terdapat data bersifat administrasi yang mampu menunjukan keakuratan secara efektif, diantaranya pemanfaatan barcode scanner dalam mengidentifikasi tingkat akurasi jumlah stok barang yang ada di gudang.

Sinergitas antara optimalisasi sumber daya manusia dengan penerapan teknologi juga merupakan sautu kondisi dapat terbangunnya sistem administrasi gudang yang baik dan handal, sehingga tercapainya tujuan dan kemajuan perusahaan ditopang juga oleh operasional gudang dengan sistem yang mendukung.

Berikut ini merupakan fungsi penting dari adanya kesiapan dokumen administrasi pergudangan dalam memfasilitasi layanan pengelolaan yang baik yaitu:

1. Penerimaan (receiving), yaitu proses penerimaan barang pesanan perusahaan secara tepat secara kuantitas dan kualitas barang;
2. Persediaan, yaitu kegiatan dalam menjamin permintaan barang dapat dipenuhi sesuai tujuan perusahaan secara cepat dan tepat kepada kolega dan pelanggan;
3. Penyisihan (put away), yaitu menempatkan barang pada tempat/ lokasi yang tepat;
4. Penyimpanan (storage), yaitu mekanisme penyimpanan fisik barang sebelu adanya permintaan barang;
5. Pengambilan pesanan (order Picking), yaitu kegiatan pengambilan barang di gudang berdasarkan waktu dan tempat permintaan;
6. Pengepakan (packaging), merupakan tindakan pilihan sesudah proses pengambilan (Picking);
7. Penyortiran, yaitu proses pengambilan batch sebagai pesanan individu sekaligus menentukan terdistribusi atau tidaknya sejumlah varian barang dalam jumlah yang banyak; dan
8. Pengepakan dan pengiriman, merupakan suatu bentuk inspeksi barang dalam kontainer hingga terjadinya proses pengiriman barang.

Kegiatan pengelolaan administrasi gudang tentu tidak terlepas dari dokumen-dokumen gudang sebagai penunjang kelancaran pengelolaannya. Dokumen admnistrasi gudang yang telah disiapkan tersebut begitu penting bagi perusahaan dimana dokumen tersebut dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan dan alat bukti bagian gudang dalam pengelolaan barang masuk maupun keluar.

Keseluruhan dokumen pergudangan secara tertulis harus mampu dikelola secara baik oleh pengelola administrasi gudang, dengan tahapan kegiatan meliputi: penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, catatan mutasi barang dan membuat laporan persediaan barang di gudang.

C. Penyiapan Dokumen Administrasi Gudang

Kegiatan administrasi di gudang menjadi begitu penting terutama dalam mencatat setiap arus keluar masuknya barang, karena dengan pola pencatatan, maka data/ informasi barang menjadi akurat dan operasional pengelolaan gudang semakin terkendali. Alasan dilakukannya pencatatan atas arus barang masuk dan keluar yaitu sebagai bukti utama dalam menentukan:

• Jumlah persediaan barang di gudang
• Klaim jatuh tempo pembayaran barang masuk dan keluar
• Dasar pemesanan kembali barang
• Analisis pasar berdasarkan trend sales

Terpeliharanya kegiatan administrasi yang efektif secara kontinu dengan mengintegrasikan kekuatan sumber daya manusia yang kompeten serta teknologi (penerapan komputerisasi), maka banyak keuntungan yang akan didapatkan oleh hasil pengelolaan gudang sebagai sebuah sistem, diantaranya tuntutan akurasi data secara real time dapat selalu terpenuhi karena ditunjang dengan database yang selalu siap.

Gambar 2.8 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: https://rsud.bulelengkab.go.id/berita/kegiatan-pemeriksaan-barang-datang-di-depo-farmasi-75

Gambaran teknis langkah penyiapan dokumen penerimaan barang diawali dari pendataan atas barang yang telah diterima melalui proses pemesanan/ pembelian oleh perusahaan harus terlebih dahulu masuk ke gudang untuk dilakukan pencatatan. Rincian data barang yang dicatat harus mampu mengidentifikasi:

1. Nama barang;
2. Jenis barang;
3. Spesifikasi barang;
4. Kualitas barang yang dipesan;
5. Ukuran, berat, dan jumlah barang; serta
6. Cacat atau tidaknya barang.

Selain mengidentifikasi kondisi barang dengan rincian sebagaimana di atas, diperlukan juga catatan keuangan dari barang yang diterima meliputi

1. Kartu gudang, yang siapkan oleh bagian administrasi gudang;
2. Kartu persediaan barang, yang diselenggarakan oleh bagian keuangan perusahaan/ akuntansi;
3. Daftar pembelian; dan
4. Kartu barang, dimana kartu ini biasanya digantungkan dekat masingmasing jenis barang.

Dokumen pendukung lainnya yang harus dilakukan pengecekan oleh petugas gudang terkait dengan kegiatan pendataan barang yang diterima adalah:

1. Surat Jalan (SJ);
2. Order Pembelian (OP); dan
3. Laporan Penerimaan Barang (LPB).

Bagi perusahaan yang terutama bergerak pada kegiatan ritel, maka yang menjadi dasar bagian gudang dalam melakukan pengadministrasiannya adalah:

1. Barang yang diterima
2. Diterimanya barang yang telah dikirimkan oleh supplier atau pihak ekspedisi, harus dilakukan cek silang berdasarkan PO
3. PO segera ditandatangani oleh supplier, petugas penerima barang dan bagian pembelian apabila kondisi barang sudah sesuai dengan PO (Purchase Order) yang dikeluarkan oleh devisi pemebelian (devisi buyer) dengan bukti dokumen persetujuan meliputi 3 (tiga) rangkap:
1. Lembar 1 untuk diserahkan ke bagian EDP ( entry data procesing);
2. Lembar 2 diserahkan ke bagian keuangan; dan
3. Lembar 3 disimpan di bagian gudang.

Gambaran siklus berikutnya adalah memenuhi order dan penyiapan dokumen pengeluaran barang di gudang. Sama halnya dengan proses penyiapan dokumen penerimaan barang, secara administrasi kegiatan persiapan pengiriman barang menjadi tanggung jawab bagian gudang dan dilakukan setelah adanya order pesanan barang dari pelanggan.

Teknis operasional pengiriman yang disiapkan setelah ada instruksi pada tiket pengambilan barang (Picking ticket), dalam hal ini devisi/ bagian pengiriman membutuhkan informasi yang terdapat pada dokumen pemesanan yang diterima dari devisi order penjualan dan gudang mengenai jenis barang dan tujuan barang tersebut akan dikirimkan.

Order penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang ke bagian pengiriman untuk dikemas dan akhirnya dikirimkan ke pelanggan. Order penjualan merupakan dasar bagi otorisasi gudang untuk mengeluarkan barang, dengan kata lain tanpa didukung oleh order penjualan, bagian gudang tidak boleh mengeluarkan barang apapun dari dalam gudang.

Proses penyiapan sampai penyerahan order penjualan kepada bagian gudang dan pengiriman harus selalu dilakukan pemantauan oleh bagian penjualan dengan memanfaatkan fasilitas terminal yang telah disediakan, sehingga ketika terjadi kesalahan baik secara administratif maupun teknis dalam penanganan order penjualan tersebut dapat segera dilakukan tindakan koreksi melalui koordinasi dengan bagian pengolahan data (EDP).

Setiap order yang telah diterima oleh bagian gudang harus segera ditindaklanjuti oleh petugas gudang untuk mengeluarkan jenis barang sebagaimana yang terdapat pada PO dan selanjutnya diserahkan ke bagian pengiriman. Dokumen dari order penjualan menjadi bukti otentik dalam pengalihan tanggung jawab atas barang yang ada di gudang ke bagian pengiriman. Bukti pengalihan tanggung jawab atas barang tersebut haus dibuatkan berita acara yang menjelaskan pengalihan tanggung jawab barang yang didalamnya memuat jumlah barang yang diserahkan dengan tentunya ditandatangani oleh para pihak yang berkepentingan.

Setelah menerima surat muat, kemudian bagian pengiriman melakukan penyiapan dokumen agar proses distribusi dapat berjalan dengan baik yang berjumlah 4 (empat) rangkap:

1. Lembar ke-1 untuk bagian penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan;
2. Lembar ke-2 diserahkan ke bagian/ perusahaan pengiriman;
3. Lembar ke-3 beserta barang dan slip (pengepakan) dikirimkan ke pembeli; dan
4. Lembar ke-4 beserta tiket pengambilan barang, diarsipkan berdasarkan urutan nomor untuk memantau pengiriman barang.

Gambar 2.9 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: shorturl.at/ mvw79

Gambar 2.10 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: shorturl.at/ joPWY

CAKRAWALA

Sepuluh Perusahaan Logistik Teratas di Dunia

Gambar 2.11 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: https:// www.digination.id/ read/ 011699/ 10-perusahaan-logistik-terbaik-dunia-2018

Menurut riset terbaru Transparency Market Research, total valuasi pasar logistik global diperkirakan mencapai USD 15,5 triliun pada 2023 dengan CAGR (Compound Annual Growth Rate atau Laju Pertumbuhan Majemuk Tahunan) sebesar 7,5% dari 2016 hingga 2024. Meningkatnya perdagangan global di negara-negara berkembang, kemajuan infrastruktur, plus kemajuan teknologi informasi dan transportasi menjadi faktor utama pendorong pertumbuhan pasar logistik global.

Secara geografis, Asia Pasifik merajai pasar logistik global karena kontribusi signifikan dari Tiongkok, India, Singapura, Indonesia, Jepang dan Malaysia. Ketika arus perdagangan internasional mengalir deras dan ekosistem ekonomi modern terus berkembang, penggunaan layanan logistik di berbagai sektor seperti manufaktur, ritel, perdagangan hingga perbankan meningkat secara signifikan.

Hal ini membuat munculnya perusahaan-perusahaan logistik baru, di samping yang telah ada. Semuanya menawarkan layanan terbaik. Dari semuan yang terbaik itu, berikut 10 perusahaan logistik teratas di dunia dengan pendapatan miliaran dolar Amerika setiap tahunnya.

1. DHL

DHL Express Logistics merupakan sebuah anak perusahaan Jerman bernama Deutsche Post DHL. DHL memberikan layanan untuk individu hingga bisnis dengan berbagai solusi meliputi penyimpanan dan distribusi, bea cukai, asuransi, solusi supply chain, pengiriman dan industri. Saat ini, DHL memperkerjakan lebih dari 325.000 orang dan beroperasi di Amerika, Asia Pasifik dan Eropa. Pada 2016, pendapatan perusahaan ini mencapai Euro 57 miliar.

2. UPS

UPS Supply Chain Solutions merupakan perusahaan logistik asal Amerika yang didirikan pada 1907. Layanan yang diberikan meliputi kontrak logistik, konsultasi, pengiriman dan pengangkutan hingga broker pabean. UPS menghasilakan USD 61 miliar pada tahun lalu, karena pengaruhA mazond ane Bay.

3. FedEx

Federal Express berdiri pada 1971 dan berkantor pusat di Memphis, Tennessee, Amerika Serikat. Memiliki 325.000 karyawan di seluruh dunia, perusahaan ini memberikan berbagai layanan antara lain post-delivery, pengiriman kilat, 3PL (Third Party Logistics) dan pengiriman barang. FedEx terkenal dalam pengiriman sehari semalam dengan sistem pelacakan real-time. Pada tahun 2017, FedEx menghasilkan lebih dari USD 60 miliar.

4. SNCF

The SNCF Group adalah perusahaan kereta api milik Perancis. Dengan karyawan 180.000 orang, perusahaan ini menyediakan berbagai layanan seperti pengangkutan dan pengiriman barang, optimalisasi supply chain, pengiriman ekspres dan kontrak logistik. Perusahaan setiap tahunnya mengangkut lebih dari 3 juta kendaraan.

5. Kuehne+Nagel

Kuehne+Nagel berdiri pada tahun 1890 di Bremen, Jerman dimana saat ini berkantor pusat di Swiss dan menyediakan solusi supply chain untuk berbagai industri. Perusahaan ini menyediakan layanan pengiriman barang lewat udara, laut, darat hingga kontrak logistik dan logistik terintegrasi. Kuehne+Nagel merupakan salah satu perusahaan pengiriman jalur laut terbaik di dunia dengan pertumbuhan hingga dua digit setiap tahunnya.

6. DB Schenker

DB Schenker adalah anak perusahaan kereta api Jerman, Deutsche Bahn AC. Grup Schenker memberikan layanan pada industri-industri kompleks seperti minyak dan gas, dirgantara, kelautan, dan lainnya. Perusahaan ini memiliki 95.700 karyawan di 2000 lokasi di seluruh dunia.

7. Nippon Express

Nippon Express didirikan pada tahun 1937 dan berkantor pusat di Tokyo, Jepang. Memperkerjakan lebih dari 33.153 karyawan di Amerika, Eropa, Afrika dan Asia. Perusahaan ini khusus melayani pengangkutan barang-barang berat, instalasi dan konstruksi.

8. C.H. Robinson

C.H. Robinson berdiri pada 1905 dan berkantor pusat di Minnesota, Amerika Serikat. Perusahaan ini merupakan penyedia layanan 3PL (Third Party Logistics) dengan mitra sebanyak 66.000 penyedia jasa transportasi di seluruh dunia termasuk operator pengangkut kendaraan bermotor, kereta api, angkutan udara dan laut.

9. CEVA

CEVA sebelumnya dikenal dengan TNT, berdiri pada tahun 1946 di Australia. CEVA melayani sektor automobile, teknologi, kesehatan, ritel dan energi yang tersebar di 950 lokasi di seluruh dunia. Pada tahun 2017, perusahaan ini berhasil meraup pendapatan sekitar USD 7 miliar.

10. Panalpina

Panalpina adalah perusahaan logistik asal Swiss yang berdiri pada tahun 1935. Grup Panalpina memiliki 500 kantor di 70 negara dan bermitra di 90 negara tambahan. Perusahaan ini melayani 9 industri inti seperti manufaktur, baju, telekomunikasi, mobil, bahan kimia, konsumsi dan ritel, energi, hitech dan perishables (barang yang tidak tahan lama).

Pasar logistik global ke depan akan terus meroket, persaingan pun semakin ketat. Di masa mendatang perusahaan logistik akan menghadapi tantangan seperti sempitnya ruang penyimpanan, biaya penyimpanan yang mahal hingga polusi yang meningkat. Untuk mempertahankan tempatnya, kesepuluh perusahaan logistik ini harus berupaya memperluas titik layanan, meningkatkan layanan dan melakukan pengembangan bisnis.

RANGKUMAN

Gudang dalam berbagai kegiatan jenis usaha menggambarkan penerapan tata kelola logistik dari suatu perusahaan dengan tujuan untuk dilakukannya proses penyimpanan produk beserta perlengkapan lainnya sekaligus penyedia informasi mengenai keberadaan serta kondisi barang yang tersimpan di gudang tersebut sehingga mempercepat pihak yang membutuhkan dalam mengakses data/ informasi.

Bagi petugas sistem administrasi pergudangan, bukti-bukti dokumen penanganan dalam pengeloaan gudang menjadi dasar catatan secara legal yang digunakan sebagai alat pertanggung jawaban atas kewenangannya mengelola gudang. Adapaun bukti dokumen sistem pengelolaan penggudangan biasanya melipti: buku penerimaan gudang, buku pengeluaran gudang, kartu persediaan/ stock, bon permintaan barang, dan surat penyerahan barang.

Untuk terus menjaga tingkat kualitas layanan yang baik, maka kegiatan pengelolaan gudang harus ditunjang dengan kesiapan dokumen administrasi pergudangan dalam memfasilitasi setiap proses dan kegiatan layanan pengelolaan barang.

❤❤❤❤TERIMAKASIH❤❤❤❤

Demikian pembahasan Memahami jenis-jenis dokumen yang digunakan dalam administrasi gudang, Dokumen Administrasi Pergudangan, Fungsi Dokumen Administrasi Pergudangan yang bisa kami bagikan. Semoga bermanfaat.