Menerapkan Prosedur Penyimpanan Barang Di Gudang

PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG - Menerapkan prosedur penyimpanan barang di gudang. Setelah mempelajari materi tentang penyimpanan barang di gudang, peserta didik diharapkan mampu melakukan penanganan penyimpanan barang di gudang sesuai prosedur dan karakteristik barang yang disimpan.

Menerapkan prosedur penyimpanan barang di gudang

Perusahaan dengan tingkat produksi yang tinggi sudah barang tentu harus memiliki area gudang dengan ukuran yang besar, hal ini berbanding lurus dengan volume persediaan barang yang sangat banyak. Barang yang telah dihasilkan tentunya untuk sementara waktu disimpan di gudang sebelum barang tersebut didistribusikan kepada setiap pelanggan selaku pihak pemesan.

Agar fisik barang yang telah dihasilkan tetap memiliki kualitas baik sesuai dengan karakteristik dan jenisnya, maka harus diperhatikan pola penyimpanan barang di gudang dengan memperhatikan standar manajemen mutu sehingga nilai kepercayaan atas produk yang dihasilkan dari kolega dan pelanggan senantiasa tetap terjaga dengan baik.

Secara kuantitas terdapat begitu banyak barang yang disimpan di area gudang perusahaan. Untuk itu diperlukan metode penyimpanan secara tepat dengan tujuan setiap personil mampu dengan cepat mencari dan mengeluarkan barang yang dibutuhkan. kondisi tersebut adalah bagian dari sistem tata kelola sistem penyimpanan barang di gudang.

Kegiatan penyimpanan barang-barang gudang/logistik yang secara administrasi memenuhi persyaratan untuk diterima kemudian dikelompokan sesuai jenis barangnya sebagai jaminan bahwa setiap produk/barang selalu terjaga secara aman dengan kondisi secara kualitas dan kuantitas selalu terkendali ketika produk/ barang akan dikirimkan atau didistribusikan. .

Berikut merupakan beberapa definisi tentang penyimpanan barang dari pendapat dan literatur terkait penyimpanan barang antara lain:

1. Penyimpanan Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Barang Milik Daerah menyatakan definisi penyimpanan adalah kegiatan melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan.
2. Tempat penyimpanan barang merupakan area atau ruangan dari sebuah gudang dimana setiap personil gudang harus mampu mengidentifikasi barang-barang dalam area bagian ruang yang luas. Proses penyortiran dan penyimpanan barang berdasarkan jenis atau klasifikasinya, atau menurut pola penyimpanan yang biasa digunakan pada gudang perusahaan prinsipnya bertujuan pada seberapa efektif proses penyimpanan barang di tempat secara tepat.
3. Menurut Lucas dan Rumsari (2004) dikatakan bahwa penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja setiap unit, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Secara umum penyimpanan dapat diartikan setiap upaya dalam melaksanakan proses pengelolaan aktivitas mengatur serta menyimpan seluruh barang persediaan pada area gudang, sehingga penyimpanan barang memiliki fungsi jaminan pemenuhan atas penjadwalan pengiriman barang.

Gambar 4.1 Gudang Penyimpanan Barang

Sumber : shorturl.at/bwRXZ

 

Diperlukan penanganan proses penyimpanan barang mengingat begitu kompleks dan dinamisnya kegiatan pergudangan, sehingga perusahaan dapat mengatasi permasalahan yang muncul terutama pada fase penyimpanan barang seperti:

1. Melakukan administrasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah, jenis, klasifikasi, dan karakteristiknya.
2. Dasar penyiapan laporan pertanggungjawaban untuk barang kekayaan yang memiliki nilai sebagai aset institusi atau perusahaan.
3. Diperlukan tambahan anggaran khusus seperti:
• Besaran modal yang diinvestasikan dalam pengadaan berbagai fasilitas untuk mempermudah pengelolaan gudang yang terstandar dan memadai
• Tambahan biaya operasional seperti biaya penerangan, pengendalian, penyusutan modal, dan biaya overhead.

Untuk menjamin kegiatan penyimpanan barang di gudang berjalan secara efektif dan efisien, perusahaan dapat memperhatikan beberapa faktor, diantaranya:

1. Pemilihan lokasi gudang

Untuk memperlancar aktivitas di gudang, harus memperhatikan aspek teknisekonomis seperti adanya sarana bongkar muat sehingga proses penyimpanan dapat dilakukan secara cepat dan mudah dijangkau.

2. Jenis barang yang disimpan

Jenis, klasifikasi, dan karakteristik barang tentu akan mempengaruhi cara penanganan dalam penyimpanannya.

3. Pengaturan ruangan gudang

Layout gudang yang dipilih harus memperhatikan aturan ruangan dengan menjaga unsur K3 (keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja), dan paling penting barang yang disimpan tetap terjaga dari kerusakan.

4. Tata cara penyimpanan

Meliputi mekanisme dan upaya pengelolaan penyimpanan barang agar mampu memberikan banyak kemudahan dalam akses informasi dan pelayanan yang tepat dan cepat.

Adapun tujuan dari kegiatan penyimpanan barang di gudang adalah:

1. Untuk mempermudah penerimaan berbagai macam barang beserta komponenkomponennya
2. Untuk memelihara kualitas, kondisi, dan daya tahan dari barang yang disimpan, sehingga barang tidak mudah rusak.
3. Untuk mengendalikan keluar masuknya barang di gudang
4. Untuk menginventarisir volume barang di gudang sehingga barang tetap aman
5. Untuk memberikan akses data serta keterangan lain bagi siapapun terutama pihak yang terlibat secara langsung.

Area/ruang penyimpanan (misalnya di rak penyimpanan) seyogyanya dapat diisi sesuai kapasitas, sehingga tidak dikatakan sebagai sistem penyimpanan “sarang lebah”, yang menunjukan terdapatnya banyak tidak termanfaatkan secara oiptimal. Selain itu, harus dipastikan agar barang-barang yang disimpan di gudang tidak mengenai/menyentuh lantai, supaya tidak menghambat/menghalangi arus perpindahan barang secara umum sehingga menimbulkan efisiensi ruang, waktu, dan energi.

A. Standar Operasi Prosedur (SOP) Penyimpanan Barang di Gudang

Gambar 4.2 Tahapan kegiatan Storage

Sumber : shorturl.at/uCGN8

Pengendalian operasional terutama mengenai standar operasi prosedur (SOP) penyimpanan barang di gudang begitu dibutuhkan sebagai dasar panduan bagi setiap pengelola gudang untuk menjalankan aktivitasnya. Pentingnya manajemen gudang mengeluarkan kebjakan seperti petunjuk teknis pelaksanaan secara tertulis yang biasanya tertuang di SOP agar tujuan gudang akhirnya mampu menopang keberhasilan perusahaan.

Gambar 4.3 Analisa Sistem Penyimpanan Barang

Sumber : shorturl.at/lrDHI

Tujuan dari SOP penyimpanan di gudang adalah sebagai berikut :

1. Untuk mempersiapkan material keperluan produksi agar kegiatan produksi bisa berjalan dengan lancar.
2. Mengurangi resiko kerugian yang akan timbul seperti berhentinya proses produksi sebagai akibat keterlambatan supply material dari suplier.
3. Menjaga dan menekan biaya pembelian, terutama jika material yang tersedia di pasar terbatas dan selalu berubah-ubah dengan kecenderungan harganya yang terus naik.
4. Jika harga sedang turun tidak ada salahnya kita melakukan pembelian lebih dari keperluan dengan pertimbangan selisih harga yang cukup tinggi jika kita bandingkan dengan melakukan pembelian bulan berikutnya.
5. Melakukan pengaturan agar tidak terjadi over stock yang merugikan karena sistem penyimpanannnya selalu di monitor.
6. Mencegah kerugian akibat dari rusaknya material sebagai akibat penyimpanan yang tidak dikelola dan diatur dengan baik.

Gambar 4.4 Penataan Penyimpanan Barang di Gudang

Sumber : https://rakgudang4pallet.com/metode-penataan-rak-pallet/

Telah diuraikan sebelumnya bahwa fungsi dari adanya gudang bagi perusahaan sebagai penyangga kebutuhan yaitu area dengan segala fasilitasnya untuk menyimpan berbagai jenis barang dengan segala karakteristiknya serta memudahkan setiap mitra atau konsumen gudang dalam mendapatkan berbagai akses kemudahan.

Sistem pergudangan secara manual maupun modern yang menerapkan terknologi informasi harus dilengkapi dengan alat perlengkapan yang mampu memudahkan setiap personil gudang melakukan pekerjaannya. Misalnya pemanfaatan label barcode diperlukan untuk dapat mengidentifikasi/melacak barang yang dicari bahkan dari sisi kuantitas barang yang tersimpan di gudang sehingga dapat terus dikendalikan.

Agar tempat penyimpanan berbagai produk/barang di gudang tetap tertata dengan kondisi aman dan dapat dipertanggungjawabkan, maka sangat diperlukan cara, metode, serta prosedur penanganan untuk mengatasinya. Sebagaimana telah sedikit dibahas pada bab sebelumnya mengenai sistem pencatatan, bahwa dalam penyimpanan barang setidaknya terdapat beberapa metode diantaranya sistem LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out), dan sistem Average.

LIFO merupakan metode penyimpanan barang dengan ciri atau tata cara yang menerapkan pola yaitu untuk barang datang atau masuk paling akhir, maka harus terlebih dahulu dikeluarkan. Metode ini diterapkan bertujuan untuk tetap mempertahankan mutu setiap barang yang disimpannya artinya kondisi barang semakin baik, misalnya komoditi kopi. Selanjutnya metode penyimpanan barang FIFO dengan ciri yaitu barang yang masuk pertama kali maka barang tersebut harus terlebih dahulu yang dikeluarkan berdasarkan urutan yang telah diatur sedemikian rupa.

Berbeda dengan metode LIFO, penerapan metode ini lebih tepat untuk kategori subjek barang rentan dan tidak dapat bertahan lama, seperti komoditi beras, gula. Kemudian metode FEFO yaitu metode penyimpanan barang dengan ciri mengeluarkan produk yang memiliki jangka waktu kadaluarsa pendek terlebih dahulu ke konsumen, dengan kata lain tidak ditentukan kapan barang/produk itu masuk gudang melainkan kapan barang kadaluarsa sehingga perusahaan dalam hal ini gudang bisa saja mengeluarkan barang yang baru saja masuk.

Contohnya barang obat-obatan dengan masa expired. Sistem ini jika dilihat secara lebih rinci mirip dengan sistem FIFO. Terakhir adalah metode rata-rata (Average) yang biasanya digunakan untuk memudahkan perhitungan biaya unit persediaan. Secara teknis metode ini dilakukan dengan mengurai keseluruhan produk di gudang berdasarkan jenis dan volume yang akan dikeluarkan. Penerapan sistem average berbeda dibandingkan dengan sistem lainnya karena tingkat kerumitannya yang cukup tinggi.

Dalam menentukan metode yang akan digunakan pada proses pengelolaan penyimpanan barang apakah metode LIFO, FIFO, ataupun Average, akan ditentukan berdasarkan karakteristik dan sifat barang artinya strategi gudang ketika menangani barang yang mampu bertahan lama maka akan lebih tepat menerapkan metode LIFO.

Begitu sebaliknya untuk barang yang tidak dapat bertahan lama serta mengatasi kondisi barang dengan penyimpanan terlalu dalam jangka waktu tertentu dapat menurunkan kualitas barang tersebut. Apabila dianalisis dengan melihat gambaran ciri dari metode yang telah diuraikan, kegiatan pengelolaan terutama dalam penyimpanan barangnya maka strategi LIFO cenderung lebih tepat serta akurat dimana barang yang lebih dahulu masuk dapat langsung dikeluarkan dari gudang.

Dalam bahasan ini diuraikan mengenai kelebihan penyimpanan barang dengan metode FIFO, diantaranya:

1. Kualitas barang lebih terjamin

Penyimpanan melalui metode FIFO akan mengatur sedemikian rupa cara yang ditempuh agar waktu penyimpanan barang di gudang tidak dalam jangka waktu yang lama. Terlebih untuk kategori barang yang memiliki kadaluwarsa lebih cepat maka akan dikeluarkan paling cepat.

Hal ini dilakukan untuk tetap mempertahankan kualitas barang yang disimpan juga sebagai jaminan barang tidak mengalami kerusakan. Misalnya jenis barang beras yang tidak dapat bertahan secara awet serta akan merusak fisi kotork dari beras tersebut apabila penyimpanannya lama, serta

2. Pengendalian harga lebih terjamin

Kelebihan lain dari metode ini yaitu tetap memiliki kestabilan harga dari barang-barang yang disimpan. Dengan memanfaatkan metode ini kestabilan harga dapat dipertahankan artinya harga pada saat barang masuk akan sama ketika barang dikeluarkan, tentu dengan tetap menjaga kondisi barang tetap baik dan berkualitas.

Contoh: pada gudang penyimpanan beras, dilakukan pembelian awal seharga Rp 13.000/kg, selanjutnya diterima kembali beras melalui pembelian seharga Rp. 13.500/kg. Pada waktu kemudian terjadi permintaan pasar dan ketika kondisi ekonomi sedang baik dimana salah satu indikatornya harga naik, maka harga beras yang ada di pasaran ketika terjadi saat itu.

3. Pencatatan yang lebih sistematis

Keuntungan yang didapatkan dari metode FIFO adalah ketika dilakukan pencatatan barang, dalam hal ini pengelola gudang mencatat setiap produk/ barang yang masuk dan barang maupun keluar dapat secara mudah dikendalikan, karena pencatatan dan arus keluar masuknya barang dilakukan secara kronologis. Petugas pencatat barang tidak melakukan pengecekan terhadap semua barang, melainkan hanya dilakukan pengecekan ketika terdapat keseimbangan volume produk/barang di gudang.

Namun demikian metode FIFO ini tentu tidak lepas dari berbagai kelemahan, diantaranya kurang tepat apabila pihak pengelola pergudangan tidak kompeten dalam melakukan penataan barang sesuai dengan tata letak dan fasilitas yang ada di gudang secara berurutan berdasarkan kronologis barang tersebut masuk. Selain itu pihak pengguna barang terkesan tidak mendapatkan kepuasan layanan yang disebabkan barang bersifat kadaluwarsa karena telah lama disimpan dan dianggap mengalami penurunan kualitas barang.

Tetapi semua kerugian akibat hal di atas dapat diminimalisir oleh setiap personil gudang diantaranya dalam mengatur sirkulasi barang berdasarkan metode yang digunakan. Secara ideal penataan barang jika dengan metode FIFO tidak dilakukan dengan cara menumpuk, tetapi ditempatkan secara sejajar menurut urutan waktu barang yang diterima.

Pada gudang yang memanfaatkan metode ini harus memiliki dua pintu, dengan fungsi pintu pertama sebagai pintu masuknya barang sedangkan pintu kedua sebagai pintu yang khusus membawa barang keluar.

Untuk barang yang masuk biasanya diletakan tidak jauh dari area barang keluar. Barang diletakan pada area dekat pintu keluar, hal ini bertujuan supaya barang yang masuk terlebih dahulu dapat mudah dikeluarkan, begitu juga dengan barang yang baru masuk gudang akan dengan mudah masuk karena tidak terhalangi oleh barang-barang yang masuk terlebih dahulu.

Gambar 4.5 Pengelolaan Barang Gudang yang Masuk dan Keluar

Sumber : shorturl.at/beyA8

B. Barang dalam Kondisi Tunggu

Penyimpanan barang adalah bagaimana gudang yang ada di perusahaan berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan barang yang bersifat sementara artinya barang tersebut berada dalam kondisi tunggu yaitu kondisi barang berada di gudang sampai terjadi “order” yang mengharuskan berang tersebut keluar gudang untuk didistribusikan.

Untuk barang-barang yang disimpan dengan mempergunakan fasilitas gudang berupa rak tinggi maka harus dilakukan proses put away dan let down. Put away merupakan kegiatan menempatkan barang yang telah selesai dilakukan pengecekan dokumennya serta sudah dicatat pada sistem yang selanjutnya barang tersebut disimpan sesuai prosedur untuk menjaga kondisi tetap baik dan aman.

Sedangkan let down merupakan kegiatan mengambil barang dari lokasi barang disimpan menuju area picking face (penyimpanan barang) menurut asalnya menuju area yang telah ditentukan secara tepat jumlah. Adapun kegiatan dari Put away dilaksanakan melalui dua langkah yaitu secara langsung (direct put away) dan tidak langsung (indirect put away).

Pada beberapa gudang perusahaan yang sudah dilengkapi dengan penerapan Sistem Manajemen Pergudangan (Warehouse Management System), proses put away/letdown langkah penanganannya dapat dilakukan secara manual, seperti berikut urutan berikut ini:

1. Menentukan lokasi/tempat barang yang akan disimpan menurut kelompok/ jenisnya.
2. Menempatkan barang dengan intensitas masuk dan keluarnya barang tinggi pada area dekat pintu keluar..
3. Dilakukan pencatatan lokasi dimana barang telah disimpan.
4. Membagi setiap personil gudang dalam penanganan barang sesuai kelompok/ jenisnya.
5. Ruangan gudang dilengkapi dengan pest control dan monitor suhu untuk menjaga keamanan barang

Proses put away/let down dalam penanganannya dapat terus dikembangkan agar semakin mendapatkan hasil yang lebih maksimal melalui:

1. Directed put away

Pada gudang yang telah menerapkan warehouse management system maka operator akan senantiasa memberikan informasi dan arahan terkait lokasi penyimpanan barang.

2. Batched and sequenced put away

Setiap barang yang sudah ke area gudang kemudian dilakukan penyortiran atau memilih jenis barang yang akan ditangani secara put away berdasarkan zona atau lokasi gudang.

3. Interheaving

Merupakan cara yang mengkombinasikan proses put away dan let down. Ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan dalam proses put away/let down di gudang seperti:

1. Jarak area penempatan antar lokasi berjauhan
2. Pallet tidak beraturan
3. Picking face penuh
4. Tidak dilengkapi dengandarana forklift

Kegiatan pengelolaan gudang walaupun terlihat sederhana namun dalam proses penanganan harus dilakukan oleh personil yang kompeten sesuai dengan sifat kecakapan dalam menyelesaikan jenis pekerjaan di gudang yang berbeda.

Misalnya bagaimana personil gudang memahami dan mampu menangani kategori barang barang medis/kesehatan dengan area simpan membutuhkan suhu di bawah 30 derajat celcius, serta terhindar dari sinar matahari secara langsung sehingga kualitas dari barang tersebut tidak mengalami penurunan.

Penyimpanan barang-barang di gudang juga harus disimpan sesuai kelompok berdasarkan jenis dan golongannya. Adapun prosedur penyimpanan barang melalui pengelompokan berdasarkan:

1. Klasifikasi atau golongannya
2. Sub golongan barang
3. Jenis dan sifatnya
4. Article barang

Perlakukan khusus yang perlu diperhatikan oleh petugas gudang dalam menyimpan barang di gudang agar kondisi barang selalu aman dan terpelihara diantaranya:

1. Menyediakan ruangan yang telah memenuhi persyaratan.
2. Barang disimpan sesuai dengan golongan dan jenisnya.
3. Tersedianya fasilitas penunjang seperti: lemari, lemari yang berfungsi sebagai pemanas ataupun pendingin, pallet dengan ukuran dan jenis menyesuaikan dengan tata cara penyimpanan barang.
4. Memiliki penerangan yang cukup.
5. Petugas gudang melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan secara rutin keadaan tempat penyimpanan barang.
6. Melakukan pengeturan suhu dan temperatur ruangan gudang.
7. Melengkapai alat untuk kondisi/keadaan darurat seperti pemasangan alarm bahaya kebakaran-pencurian, alat pemadam kebakaran, CCTV, serta alat yang dapat mencegah dari berbagai hewan pengerat dan binatang kecil lainnya.
8. Memelihara keamanan dan kebersihan setiap barang di gudang.
9. Menyiapkan dokumen berkala sebagai bentuk laporan yang untuk menginformasikan keadaan gudang serta memastikan kondisi barang selama dilakukan penyimpanan.

Bagi kegiatan usaha dengan gudang yang tersedia dalam ukuran kecil dimana fisik dan ukuran gudang tidak dapat secara representatif untuk area dan fasilitas khusus, maka disarankan dapat melakukan pemilihan atas barang persediaan gudang yang memiliki skala prioritas yang cara penyimpanan dan penanganan termasuk perawatannya relatif sederhana.

1. Sistem Racking

Gudang yang baik bukanlah gudang yang luas saja. Gudang yang baik adalah gudang yang bisa memanfaatkan space atau ruang yang terbatas dan mengakalinya dengan metode dan ide kreatif dalam melakukan sistem penyimpanan.

Gambar 4.6 Rak Gudang menggunakan Bin

Sumber : shorturl.at/rsxR6

Dengan semakin mahalnya space atau ruang pergudangan maka sistem racking menjadi solusi penyimpanan yang efisien. Dengan sistem ini, penyimpanan material tidak lagi berorientasi kepada luas horizontal gudang akan tetapi dengan sistem racking ini space gudang di maksimalkan secara vertikal ke atas. Material di tempatkan pada rak-rak yang telah di tentukan. Setiap level rak tersebut dibagi menjadi sejumlah bin-bin disesuaikan dengan kebutuhan.

Terdapat jenis rak pendek sebagai solusi untuk mengatasi kelemahan pada penyimpanan yang menggunakan rak berukuran tinggi, terutama barang yang disimpan bentuk serta kemasannya kecil. Selain itu, terdapat juga cara penyimpanan yang menggunakan rak sample manual template yang banyak dimanfaatkan oleh industri rumahan dengan kategori perusahaan skala kecil, dimana cara penyimpanannya disebut juga pigeon hole (sarang burung), yang memiliki kelebihan antara lain:

1. Keselamatan kerja pegawai dapat semakin terjamin.
2. Ruang gudang tidak memerlukan atap yang tinggi.
3. Tidak diperlukan fasilitas tambahan seperti forklift atau hand pallet.
4. Penyimpanan barang memiliki tingkat akurasi yang tinggi.
5. Dapat digunakan untuk semua barang dengan kemasan kecil.

Gambar 4.7 Rak Gudang Jenis Pigeon Hole

Sumber : shorturl.at/bhiny

Satu hal yang perlu menjadi perhatian adalah, dengan sistem penyimpanan barang secara vertikal ke atas, maka diperlukan investasi alat untuk melakukan penempatan dan pengambilan material dari atas rack tersebut yaitu Lift reach truck.

Selain itu diperlukan juga labelling yang dilakukan secara konsisten agar memudahkan dalam melakukan kontrol material. Pola labelling tersebut harus selalu di-update mengikuti adanya perubahan data material barang (diambil atau ditambah).

Pemilihan Sistem Penyimpanan

Terdapat beberapa kriteria yang harus diperhatikan terutama dalam melakukan pemilihan sistem penyimpanan diantaranya:

1. Load

2. Throughput Rate

3. Storage Level

4. Column Spacing

5. Picking Criterion

Proses Pemilihan dan Tipe Sistem Penyimpanan Terdapat sistem penyimpanan dengan mekanisme pemilihan yang menggunakan beberapa kriteria, seperti metode first cut yang didasarkan pada frekuensi pemilihan serta identitas pemilihan:

1. High Pick and High Storage

2. High Pick and Low Storage

3. Low Pick and High Storage

4. Low Pick and Low Storage

Konfigurasi Sistem Penyimpanan Berikut ini dikemukakan beberapa konfigurasi yang meliputi:

1. Selective Racking

Pallet yang ditempatkan pada area yang ditentukan dapat mudah dijangkau melalui akses lorong. Ketika akan memindahkan salah satu pallet ke area lain, maka pallet lainnya tetap berada pada posisi semula. Konfigurasi demikian dalam kegiatan pergudangan disebut sebagai racking system dengan berbagai ukuran rak yang disediakan.

2. Double-deep Racking

Fungsi dari deep rack dengan pemanfaatan secara bersamaan (dua baris digabungkan) berfungsi agar mampu memperkuat dalam menyangga/ menahan fasilitas lain seperti palle, forklift, stacker. Khusus untuk alat gudang seperti reach truck dimanfaatkan agar mampu menarik du pallet sekaligus.

3. Drive-in Racking

Pallet dapat disiapkan serta ditempatkan secara vertikal pada rak penyimpanan dengan drive-in racking.

4. Mobile Racking

Mobile Racking berguna agar densitas penyimpanan semakin meningkat fungsinya dengan daya gerak secara mekanik.

5. Automated Storage and Retrieval System (ASRS) Komponen utama dari alat ini diantaranya crane, storage rack, dan software.

6. Very Narrow Aisle (VNA)

Dirancang dengan fungsi untuk meminimalisir luas dan tinggi lorong sampai beberapa meter.

7. Pegawai membutuhkan bukti dokumen dalam melakukan pencarian produk/barang yang disimpan di rak.

8. Carousel

Carousel digolongkan ke dalam dua tipe, tipe pertama yaitu carousel vertikal yang merupakan area simpan secara otomatis serta mesin yang dilengkapi dengan rantai dan rel serta berfungsi untuk mengambil, dan memutar tempat penyimpanan secara vertikal.

Tipe kedua yaitu carousel horizontal yaitu area dengan pola simpan secara otomatis yang dapat berguna untuk memilih tempat penyimpanan secara optimal dengan tingkat kepadatan tertentu.

2. Metode Penyimpanan berdasarkan Kelompok

Pada dasarnya kelompok material bisa dikelompokan menjadi tiga macam yakni kelompok barang-barang besar (bulky parts), kelompok barangbarang kecil (Small parts) dan kelompok barang-barang kimia (Chemical parts). Selain mengelompokan tempat penyimpanan dalam kelompok bulky parts dan small parts maka susunan barang akan terlihat lebih rapih.

Kemudian untuk chemical parts karena mempunyai sifat yang mudah terbakar pada umumnya, maka metode penyimpanannya mengikuti cara-cara khusus sesuai petunjuk penyimpanan dari suplier dan gudang penyimpanannya juga harus terpisah dari gudang material yang lain.

Berikut beberapa metode untuk melakukan penyimpanan terutama dalam penanganan barang-barang sebagaimana yang telah digolongkan di atas, yaitu:

1. Random Location System

Pada sistem ini setiap barang yang masuk selanjutnya diarahkan dan disimpan dengan acak pada lokasi yang tersedia. Sistem ini paling ekonomis untuk dilakukan.

2. Fixed Location System

Penerapan sistem ini setiap item barang sudah memiliki tempat penyimpanan tetap yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan item barang lain. Sistem ini lebih mudah diingat ketika produk/barang disimpan pada setiap area kargo sehingga pengelolaan efisien.

3. Fixed Area Working on a Random System

Yaitu sistem yang menggabungkan keuntungan dari sistem lainnya. Item barang seperti ball bearing, abrasive, serta onderdil/suku cadang lainnya dapat digabungkan di suatu lokasi.

Metode khusus

Metode khusus dijalankan dalam kegiatan gudang untuk menyimpan material/barang yang sensitif seperti:

1. Labels

Labels sangat sensitif terhadap panas, karena label umumnya menggunakan bahan perekat (lem). Tentu saja lem ini akan sangat sensitif terhadap suhu dan panas karena akan menyebabkan daya rekatnya berkurang.

2. Electric parts

Electric parts juga sangat sensitif terhadap suhu panas, selain itu juga sangat sensitif terhadap kotoran dan debu. Oleh karena itu tempat penyimpanan material electric hendaknya pada suhu yang di rekomendasikan oleh

suplier. Untuk tempat penyimpanan khusus ini di buatkan ruangan yang mempunyai kontrol suhu dan di monitor serta di jaga agar suhu ruangan tersebut selalu dalam keadaan stabil.

Gambar 4.8 Racking dalam Kegiatan Pergudangan

Sumber : shorturl.at/msGP3

C. Karakteristik Penyimpanan Barang di Gudang

Sifat khusus/karakteristik dari suatu produk/barang terutama untuk jenis tertentu pada saat disimpan maka harus diperhatikan caranya. Misalnya, untuk barang yang mudah busuk (cepat mengalami perubahan bentuk, rasa dan warna) seperti buah dan sayuran maka diperlukan ruang pendingin, berbeda dengan barang pangan kemasan yang dapat disimpan pada area gudang dengan tingkat suhu yang normal (ambient).

Dalam beberapa kondisi terutama sifat dan jenis produk/barang yang disimpan di gudang harus memenuhi standar dan tata cara menangani produk/ barang dalam menyimpannya. Seperti untuk menyimpan sayuran atau buahbuahan maka harus tersedia ruangan pendingin, adapun produk/barang makanan yang telah dikemas dapat disimpan pada tempat/ruangan dengan suhu yang normal.

Terdapat 10 (sepuluh) tipe gudang menurut karakteristik penyimpanannya, antara lain:

1. Gudang tempat penyimpanan bahan baku

Dimanfaatkan dalam menyimpan bahan baku sebagai rangkaian untuk aktivitas produksi seperti karet, biji besi, serbuk pasir, serta berbagai campuran bahan material beton. Lokasi gudang akan lebih baik jika berdekatan dengan tempat pengolahan produksi.

2. Gudang tempat penyimpanan barang setengah jadi

Pada kegiatan manufaktur, terdapat produk/barang dimana sebelumnya merupakan hasil produksi atas berbagai bahan baku, tetapi bukan produk/ barang jadi melainkan menjadi komplemen/pendukung untuk kegiatan produksi berikutnya. Selama tahapan kegiatan manufaktur sangat diperlukan barang setengah jadi, diantaranya:

• a. Intermediate process, yaitu bahan setengah jadi yang digunakan dalam kegiatan berikutnya.
• b. Posponement, merupakan penundaan dari kegiatan produksi sampai adanya kembali bahan setengah jadi.
• c. Customization, yaitu melakukan diversifikasi atas barang dengan wujud dan jenis yang sama. Hal ini dilakukan untuk memenuhi permintaan konsumen.
• d. Sub-assembly, yaitu kegiatan perancangan barang setengah jadi.

3. Gudang tempat penyimpanan bahan hasil produksi

Berguna untuk menampung seluruh barang hasil dari proses produksi yang kemudian direncanakan untuk didistribusikan ke pihak pemesan. Fungsi gudang sebagai buffer atau safety dan permintaan pasar atas barang hasil produksi.

4. Gudang sebagai tempat konsolidasi dan transit

Memiliki sifat dan bertujuan untuk menerima produk/barang yang datang dari beberapa asal lokasi selanjutnya dikirimkan kembali ke pemesan maupun menjadi bagian dari tahapan produksi selanjutnya.

5. Gudang sebagai pusat transhipment

Gudang tipe ini sebagai tempat penerimaan barang dalam volume yang besar, kemudian di tempat tersebut dilanjutkan dengan penguraian barang ke dalam jumlah yang kecil/terperinci hingga menjadi jumlah yang sedikit untuk dikirimkan ke berbagai tujuan.

6. Gudang yang berfungsi sebagai cross docking

Melalui prinsip efisiensi setiap barang yang ada di gudang cepat dilakukan penanganan karena akan dilakukan pengiriman ke tempat selanjutnya. Barang disimpan untuk jangka waktu yang tidak lama, biasanya barang dilakukan pengiriman kembali pada hari/waktu yang sama.

7. Gudang sebagai pusat sortir

Dimanfaatkan oleh organisasi usaha yang secara khusus menangani kegiatan ekspedisi surat, pengiriman parsel atau penyewaan pallet, artinya mendistribusikan pallet ke berbagai lokasi.

8. Gudang sebagai fulfillment

Desain gudang dirancang khusus melayani order pengiriman dalam jumlah yang banyak. Misalnya pengelolaan bisnis e-commerce.

9. Gudang sebagai tempat untuk proses reverse logistics

Berfungsi dalam penempatan produk/barang retur atau defective. Aktivitas repacking, perbaikan, dijalankan melalui pengambilan bagian-bagian barang yang mengalami kerusakan agar dapat diperbaiki sehingga dapat dipakai kembali atau dilakukan proses pemusnahan dipakai kembali atau memusnahkan barang retur atau defective.

10. Gudang untuk kepentingan publik

Tipe gudang tersebut pengelolaannya dilaksanakan oleh negara dan bersifat tidak komersil. contohnya Bulog. Tujuan pengelolaan gudang ini bersifat pelayanan publik dengan pengelolaan oleh negara atau perusahaan pihak ketiga.

CAKRAWALA

E-Commerce dalam Menopang Pergudangan Modern

Gambar 4.9 Racking dalam Kegiatan Pergudangan

Sumber : shorturl.at/kAMZ2

Oleh: Gita Anggaranie

Junior Consultant | Supply Chain Indonesia

Dinamika perubahan peta kegiatan bisnis perniagaan dari konvensional ke arah bisnis secara online (digital) sangat berpengaruh pada sebagian besar aspek. Bisnis berbasis digital atau terdengar lebih familiar dengan sebutan e-commerce telah mampu mempengaruhi aktivitas industri dan komersialisasi industri bergerak begitu cepat.

Dari sekian jenis kegiatan usaha yang telah merespon perubahan tersebut serta dilatarbelakangi oleh tingkat kebutuhan dari masyarakat yaitu warehousing atau layanan penyediaan pergudangan secara modern. Akibat dari kondisi tingkat permintaan jasa layanan pergudangan menyebabkan pelaku usaha yang secara khusus berkonsentrasi pada kegiatan itu mulai memperhatikan segala aspek yang mempengaruhi atau menunjangnya sebagai keseluruhan entitas gudang yang di-manage secara terpadu dan sistematis mengingat di masa yang akan datang kegiatan bisnis pergudangan menjadi salah satu faktor yang paling menentukan bagi kemajuan suatu perusahaan yang bergerak di bidang perniagaan.

Sekarang secara nyata terlihat begitu banyak dan dominan aktivitas logistics (pergudangan) di wilayah sekita kawasan industri yang dikenal dengan istilah “Bodebek” lengkap dengan berbagai infrastruktur penunjangnya, yang secara volume atau intensitas kegiatan terus menunjukan angka pertumbuhan secara signifikan sebagai penopang terus bergairahnya perekonomian negara.

Dalam mendukung pertumbuhan bisnis berbasis e-commerce pemerintah telah menyiapkan payung hukum sebagai jalan untuk terus terbangunnya perniagaan modern agar dapat berjalan secara berkeadilan dan sesuai jalurnya (on the track) yang salah satunya adalah Perpres No. 74 Tentang Peta Jalan Sistem Perdagangan Nasional Berbasis Elektronik.

Aturan tersebut lebih menitikberatkan pada aktivitas pergudangan sebagai pusat penyimpanan produk/barang serta distribusi. Selain itu peraturan tersebut dikeluarkan sebagai respon dalam melakukan regulasi atas berbagai kelemahan dan tuntutan ke depan atas fungsi pemasaran hasil produksi yang dilakukan secara manual/ konvensional sudah tidak dapat lagi mengimbangi keadaan riil perdagangan dimasyarakat dengan pola online/virtual melalui penawaran e-commerce.

Business to Consumer (B2C)

B2C merupakan strategi bisnis yang dilakukan oleh pelaku usaha dalam memotong rakaian jalur distribusi berbagai hasil produk yang sebelumnya melalui beberapa pihak dan tahapan menjadi sangat singkat dimana bisnis/perusahaan melalui jenis kegiatan e-commerce/e-ratail dapat langsung berinteraksi dengan konsumen akhir.

Semakin kompetitif, cepat, dan tidak terkendalinya pertumbuhan B2C karena ditunjang dengan infrastruktur publik terhadap akses internet dimanapun dan kapanpun. Sebagai contoh begitu banyaknya bermunculan toko virtual/online karena difasilitasi oleh adanya kemudahan membangun website. Lazada, Shopee, Blibli merupakan contoh dari sekian banyak mall yang aktif di internet dengan kegiatan usaha memasarkan berbagai produk/barang yang dibutuhkan oleh berbagai lapisan masyarakat.

E-commerce dalam bentuk B2C tentu memerlukan lokasi penyimpanan setiap produk sehingga mudah dalam penyiapan dan pendistribusian produk/ barang sampai ke tangan konsumen akhir. Disinilah peranan warehouse atau gudang berperan sangat penting terhadap pengelolaan atas semua persediaan produk/ barang yang ada sebelum dilakukannya kegiatan memproses setiap pemesanan sampai mendistribusikan produk/barang sesuai permintaan konsumen pada titiktitik ekspansi bisnis dan letak geografis yang cepat menjangkau dengan sangat luas.

Pergudangan Modern

Pergudangan modern (modern warehouse) sebagai konsep yang ditawarkan oleh kalangan dunia usaha/indutri yang mencoba untuk menggeser paradigma dari peran gudang yang awalnya bersifat konvensional/tradisional menuju fungsi yang semakin efektif dan efisien melalui pemanfaatan berbagai fasilitas gudang yang semakin modern serta jaringan teknologi informasi yang memungkinkan terpenuhinya pelayanan kegiatan pergudangan terhadap pihakpihak yang berkepentingan semakin cepat, akurat, dan memberikan nilai kepuasan.

Hal lain yang menjadi ciri penerapan perusahaan berkarakteristik e-commerce adalah kebutuhan akan sarana penunjang gudang seperti struktur, ukuran, akselerasi, dan adaptabilitas bangunan gudang yang secara fleksibel dalam berbagai situasi dan kondisi sehingga memberikan aspek benefit terutama untuk produk/barang yang memerlukan penanganan khusus (fast moving consumer goods).

Sistem pergudangan modern mampu memberikan layanan secara menyeluruh terhadap mekanisme tahapan kegiatan mulai dari bagaimana manajemen diterapkan ketika sutau produk/barang diterima (inbound) sampai pada pengelolaan ketika produk/barang diap didistribusikan kembali ke pihakpihak yang akan dituju, tentu dengan standar pelayanan yang memperhatikan mutu (quality controls/QC)dapat dipertanggungjawabkan baik bersifat administratif maupun teknis.

RANGKUMAN

Kegiatan penyimpanan barang-barang logistik yang telah diterima dilakukan setelah proses penerimaan barang selesai dilakukan dengan tujuan untuk untuk menghindari terjadinya kerusakan dan kehilangan barang yang siap untuk didistribusikan kepada para pemesan/pengguna.

Penyimpanan barang di gudang merupakan bentuk kegiatan pengelolaan dengan prosedur dan langkah-langkah yang telah ditentukan sehingga mampu melakukan pengaturan dan penyimpanan barang-barang persediaan di gudang, dengan salah satu fungsinya untuk menjamin keteraturan mekanisme keluar masuk barang sesuai penjadwalan dengan tetap berprinsip pada efektivitas dan efisiensi.

Pengendalian operasional terutama mengenai standar operasi prosedur (SOP) penyimpanan barang di gudang begitu dibutuhkan, walaupun pada dasarnya aktivitas operasional di gudang tampak tidak dinamis, namun pentingnya manajemen gudang membuat setiap perusahaan mengharuskan menerapkan kebijakan seperti adanya stock barang yang memiliki masa kadaluarsa yang singkat atau rentan pada kondisi cuaca dan ruangan penyimpanan sehingga kerugian-kerugian dapat dihindari.

Agar setiap barang yang telah tersimpan di gudang tetap dalam kondisi baik dan aman, maka sangat diperlukan cara, metode, serta prosedur penanganan untuk mengatasinya. Sebagaimana telah sedikit dibahas pada bab sebelumnya mengenai sistem pencatatan, bahwa dalam penyimpanan barang setidaknya terdapat beberapa metode diantaranya sistem LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out), dan sistem Average.

LIFO merupakan suatu metode penyimpanan barang di gudang dimana ciri dari metode ini yaitu barang yang terakhir masuk, maka barang itu harus terlebih dahulu dikeluarkan. Selanjutnya metode penyimpanan barang FIFO dengan ciri yaitu barang yang masuk pertama kali maka barang tersebut harus dikeluarkan terlebih dahulu. Keluarnya barang secara berurutan atau sesuai kronologis.

Kemudian metode FEFO yaitu metode penyimpanan barang dengan ciri mengeluarkan produk yang memiliki jangka waktu kadaluarsa pendek terlebih dahulu ke konsumen, dengan kata lain tidak ditentukan kapan barang/produk itu masuk gudang melainkan kapan barang kadaluarsa sehingga perusahaan dalam hal ini gudang bisa saja mengeluarkan barang yang baru saja masuk.

Terakhir adalah metode rata-rata (Average) yang biasanya digunakan untuk memudahkan perhitungan biaya unit persediaan. Secara teknis metode ini dilakukan dengan cara membagi biaya semua produk yang tersedia di gudang dengan unit yang tersedia untuk dikeluarkan/dijual.

Dalam sistem pergudangan yang menerapkan pola manual maupun terkomputerisasi, harus dilengkapi dengan fasilitas pendukung yang memadai dan terstandar seperti adanya alat yang disebut label barcode dengan kemampuan untuk mengidentifikasi/melacak barang yang dicari.

Bahkan dari sisi tejaganya kuantitas barang di gudang, maka dengan memanfaatkan berbagai fasilitas pendukung diharapkan barang yang tersimpan di gudang senantiasa dapat terus dikendalikan. 

Dilakukannya monitoring atau pengawasan hendaknya dilakukan secara sistematis menyeluruh dengan memperhatikan prosedur yang telah ditetapkan sehingga resiko kualitas produk/barang yang semakin menurun dapat diminimalisir karena pola penyimpanan barang sudah dapat berjalan dengan sistem yang tepat dan akuntabel.

Demikian materi menerapkan prosedur penyimpanan barang di gudang, Standar Operasi Prosedur (SOP) Penyimpanan Barang di Gudang, Barang dalam Kondisi Tunggu, Karakteristik Penyimpanan Barang di Gudang yang bisa kami utarakan. Semoga bermanfaat.