Menganalisis Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

PERLENGKAPAN KANTOR - Menganalisis peralatan atau perlengkapan kantor (office supplies) - Dalam melaksanakan sebuah pekerjaan di kantor tentunya tidak lepas dari penggunaan beberapa perlengkapan dan peralatan kantor. Mulai dari pekerjaan kantor yang sederhana hingga pekerjaan kantor yang kompleks.

Peralatan atau perlengkapan kantor sangat membantu dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Tanpa adanya peralatan atau perlengkapan kantor yang memadai dapat menghambat penyelesaian pekerjaan yang kita lakukan.

Menganalisis Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Seperti yang kita ketahui terdapat berbagai macam pekerjaan kantor setiap harinya yang harus diselesaikan tepat waktu, sehingga apabila tidak tersedia Peralatan atau perlengkapan kantor yang dibutuhkan akan berpengaruh pada hasil pekerjaan kita.

Gambar 4.1. Macam-macam Peralatan atau perlengkapan kantor

Jika kita memperhatikan aktivitas pekerjaaan di sebuah kantor, maka kita akan melihat beberapa peralatan atau perlengkapan kantor yang digunakan dalam bekerja. 

Perlengkapan yang digunakan bermacam-macam dan tentunya berbeda antara pegawai yang satu dan pegawai yang lain sesuai dengan jenis pekerjaannya. Ketersediaan Peralatan atau perlengkapan kantor yang memadai tentunya akan memberikan pengaruh pada peningkatan produktivitas kerja pagawai. 

Oleh karena itu kantor atau perusahaan harus melengkapi Peralatan atau perlengkapan kantor yang berkualitas sesuai dengan jumlah yang diperlukan.

Untuk mengetahui macam-macam peralatan atau perlengkapan kantor yang diperlukan dan cara penggunaannya mari kita pelajari materi ini dengan sungguh-sungguh.

Setelah mempelajari materi tentang Peralatan atau perlengkapan kantor diharapkan peserta didik mampu memilih, menentukan dan menggunakan Peralatan atau perlengkapan kantor sesuai dengan kebutuhan dengan tepat.

Baca juga: Menganalisis Perabot Kantor (Office Furniture)

Untuk melaksanakan tugas kantor yang beranekaragam macamnya pegawai akan membutuhkan banyak peralatan pendukung dalam menyelesaikan pekerjaannya. Pegawai kantor tidak hanya membutuhkan aneka mesin-mesin kantor saja, melainkan juga sejumlah peralatan pendukung seperti sarana dan prasarana barang habis pakai (office supplies) dan tidak habis pakai yang memiliki pengaruh terhadap efisiensi dan efektivitas hasil kerja.

Perlengkapan / peralatan kantor memiliki peran yang penting dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Peralatan atau perlengkapan kantor yang kualitasnya baik dan memadai jumlahnya akan meumudahkan pegawai dalam bekerja, karena tanpa adanya Peralatan atau perlengkapan kantor pegawai akan kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Sebagai contoh jika di kantor memiliki mesin fotocopy tentunya pegawai akan mudah dalam menggandakan dokumen tanpa harus ke tukang fotocopy.

Oleh karena itu pemilihan Peralatan atau perlengkapan kantor yang sesuai sangat diperlukan untuk mempermudah penyelesaiaan pekerjaan pegawai. Untuk mengetahui secara lebih lanjut mengenai Peralatan atau perlengkapan kantor, simaklah uraian materi berikut ini !

1. Definisi Peralatan atau perlengkapan kantor

Terdapat bebrapa definisi pengertian perlengkapan / peralatan kantor menurut beberapa pendapat para ahli, diantaranya :

1. Menurut Ensiklopedi Administrasi Peralatan atau perlengkapan kantor merupakan segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.
2. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Dapat dikatakan bahwa peralatan kantor adalah media untuk mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan perlengkapan kantor merupakan sesuatu yang dimiliki perusahaan untuk melengkapi setiap kegiatan pekerjaan.
3. Menurut The Liang Gie (2009:222) peralatan kantor merupakan benda yang dipakai dan habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.
4. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan peralatan atau perlengkapan kantor adalah sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Peralatan atau perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Secara umum Peralatan atau perlengkapan kantor memiliki kegunaan antara lain :

a. Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor

b. Mempermudah pelaksanaan pekerjaan

c. Mempercepat proses penyelesaiaan pekerjaan

d. Memperoleh hasil yang lebih baik dan memuaskan

e. Sebagai asset kantor

Peralatan atau Peralatan atau perlengkapan kantor memiliki fungsi membantu dan mendukung dalam penyelesaian pekerjaan di kantor. Dengan menggunakan peralatan dan Peralatan atau perlengkapan kantor akan mempermudah proses pelaksanaan tugas dan aktivitas pekerjaan kantor.

2. Jenis – jenis Peralatan atau perlengkapan kantor (Office Supplies)

Sebuah kantor yang profesional akan memiliki Peralatan atau perlengkapan kantor yang lengkap sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pegawainya dalam bekerja. Secara umum peralatan atau Peralatan atau perlengkapan kantor dibagi menjadi dua kelompok, yaitu :

a) Berdasarkan bentuknya

Berdasarkan bentuknya peralatan atau Peralatan atau perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi tiga, antara lain :

1. Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk lembaran

Terdapat banyak peralatan dan Peralatan atau perlengkapan kantor yang digunakan, diantaranya perlengkapan yang berbentuk lembaran atau helai. Peralatan atau perlengkapan ini tidak hanya berbentuk lembaran kertas, tetapi juga lembaran plastik, seperti misalnya amplop, mika, stopmap dan lain sebagainya. Beberapa peralatan atau Peralatan atau perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran antara lain :

1) Kertas HVS

Gambar 4.2 Kertas HVS

Kertas HVS merupakan kertas polos berwarna putih yang memiliki berbagai ukuran dan berat masing-masing. HVS adalah singkatan dari Houtvrij Schrijfpapier (bahasa Belanda), yang artinya kertas tulis bebas serat kayu.

Kertas jenis HVS dibuat dari pulp (bubur kertas) yang tidak mengandung lignin (perekat antar serat di dalam pohon), sehingga tidak mudah berubah warna (menjadi kekuningan) jika diletakkan di bawah sinar matahari atau sinar lampu. Kertas HVS merupakan kertas tulis berkualitas tinggi yang muncul dengan berbagai ukuran.

Baik ukuran dimensi (pxl) maupun ukuran berat. Di Indonesia kertas HVS biasanya di produksi dengan 3 tingkat ukuran berat yaitu 60 gr, 70 gr dan 80 gr. Sementara ukuran dimensi kertas HVS biasanya di buat dalam 2 pilihan, yaitu kertas HVS ukuran kuarto dan kertas HVS ukuran Folio.

2) Kertas folio bergaris

Gambar 4.3 Kertas Folio Bergaris

Terdapat dua jenis kertas folio, yaitu folio polos dan folio bergaris. Kertas folio polos lebih dikenal dengan nama kertas HVS F4, sedangkan “kertas folio” yang secara umum dikenal orang adalah kertas folio bergaris. Kertas folio bergaris umumnya dalam bentuk double folio yang memiliki permukaan yang halus dan tipis.

Baca juga: Memahami Administrasi Sarana Prasarana Kantor

Kertas folio jenis ini biasanya digunakan dalam penulisan surat lamaran kerja, sedangkan kumpulan kertas double folio yang disatukan dalam bentuk buku umumnya digunakan dalam pencatatan kas masuk maupun keluar.

3) Kertas karbon

Gambar 4.4 Kertas Karbon

Kertas karbon ini merupakan kertas yang biasa digunakan dalam pembuatan salinan dokumen pada proses pengetikan yang menggunakan mesin tik.

4) Formulir

Formulir ini berisikan kolom atau keterangan yang nantinya akan diisi dengan beberapa data. Untuk formulir yang sifatnya resmi biasanya terdapat kop surat dan ada bagian khusus untuk membubuhkan tanda tangan.

5) Amplop

Gambar. 4.5 Amplop

Amplop merupakan kertas yang digunakan untuk membungkus dokumen pada kegiatan korespondensi atau surat menyurat dengan jenis dan ukuran yang beragam. Amplop yang sering digunakan di lingkungan perusahaan pada umumnya amplop standar berwarna putih dan amplop coklat besar yang bertali.

6) Stopmap

Gambar 4.6 Stopmap

Stopmap merupakan tempat untuk menaruh dokumen agar tertata lebih rapi. Stopmap memiliki berbagai warna yang bervariasi yang terbuat dari kertas karton tipis dan biasanya digunakan untuk membantu mengarsipkan dokumen.

7) Plastik mika

Untuk melindungi dokumen dari resiko kerusakan maupun terkena percikan air dapat menggunakan plastic mika sebagai pelindungnya.

2. Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

Peralatan atau perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran yaitu peralatan atau perlengkapan yang bentuknya selain non lembaran atau helaian, dengan kata lain peralatan / perlengkapan kantor non lembaran merupakan benda-benda di kantor yang digunakan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan dalam bentuk benda padat.

Peralatan atau perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran dapat dikelompokkan menjadi empat, diantaranya :

1) Alat tulis kantor, misalnya bulpoin, pensil, penggaris, penghapus, lem, stapler, dan paperclip

2) Alat pembuka surat, misalnya gunting, pisau cutter, alat pembuka surat (leteer opener)

3) Stempel, misalnya stempel perusahaan, stempel tanggal terima surat / stempel agenda surat

4) Perlengkapan meja kantor, misalnya kalender, tempat pensil, box file, baki surat.

3. Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk buku

Peralatan atau perlengkapan kantor dalam bentuk buku merupakan salah satu benda yang memiliki peranan penting dalam membantu penyelesaian pekerjaan kantor. Perlengkapan berbentuk buku ini merupakan kumpulan dari data / informasi berupa lembaran-lembaran yang kemudian disatukan ke dalam satu buku.

Beberapa peralatan / perlengkapan kantor berbentuk buku diantaranya sebagai berikut :

1) Buku alamat relasi, buku yang berisi daftar alamat dari berbagai macam relasi kerja perusahaan

2) Buku telepon, buku yang berisi daftar nomor telepon relasi kerja perusahaan dan nomor-nomor penting lainnya

3) Buku tamu, buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang berkunjung ke kantor kita

4) Block note, buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris

5) Peta kota-kota yang terkait dengan kegiatan pekerjaan perusahaan maupun peta kota besar lainnya

6) Kamus, baik kamus bahasa Inggris maupun kamus bahasa Indonesia

7) Buku agenda surat, buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat yang keluar

8) Buku catatan keuangan

b) Berdasarkan penggunaannya

Peralatan atau perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan pekerjaan kantor

a. Barang bergerak, dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

Barang bergerak merupakan peralatan atau perlengkapan yang bisa digerakkan / dipindah tempatkan sesuai dengan kebutuhan.

1. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali atau beberapa kali pakai saja. Dengan kata lain barang habis pakai ini tidak tahan lama, hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, bulpoin, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan lain sebagainya.
2. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Namun meski digunakan beberapa kali tidak akan mengurangi kuantitas barang dan fungsinya masih tetap sama. Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

b. Barang tidak bergerak

Barang tidak bergerak merupakan peralatan atau perlengkapan kantor yang tidak bisa dipindahkan, cotohnya tanah, gedung, bangunan, sumur, saluran air dan lain sebagainya.

3. Tata Cara pemilihan Peralatan atau Perlengkapan Kantor

Pekerjaan kantor yang beranekaragam dapat terselesaikan apabila menggunakan peralatan atau perlengkapan kantor yang sesuai, baik kualitas maupun kuantitasnya. Tersedianya peralatan atau perlengkapan kantor yang memadai merupakan salah satu hal yang harus dipenuhi, tentu saja dalam menyediakan peralatan atau perlengkapan kantor tersebut harus dipilih yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang dilakukan.

Peralatan atau perlengkapan kantor yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan, efektif dan efisien. Oleh karena itu, pemilihan peralatan atau perlengkapan kantor harus dilakukan secara lebih teliti dengan mempertimbangkan beberapa factor, antara lain sebagai berikut :

a. Menentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang dilakukan

b. Melakukan analisis kebutuhan peralatan atau perlengkapan kantor yang diperlukan

c. Mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas dari penggunaan perlatan atau perlengkapan kantor yang dibeli

d. Memperthatikan tempat penyimpanan agar tetap terjaga dengan baik

e. Mempertimbangkan biaya operasional dalam melaksanakan pekerjaan

f. Kecepatan pengoperasian peralatan atau perlangkapan kantor saat menyelesaikan pekerjaan

Gambar 4.2 Lembaran Kertas Karbon

Kertas karbon pernah sangat berjaya di zamannya. Semua kalangan menggunakan kertas karbon dalam hal copy-paste objek yang sulit digambar. Bahkan, tak sedikit oknum yang menggunakan benda ini untuk memanipulasi tanda tangan kala itu.

Kertas karbon yang eksis pada tahun 1990-an memang digunakan untuk membuat beberapa salinan. Caranya dengan menempatkan kertas karbon di atas tulisan atau objek yang ingin disalin. Setelah membuat pola, kertas karbon dipindahkan ke kertas lain dengan mengikuti pola yang sudah dibuat. Bila kertas karbon tertekan oleh tangan, dapat menimbulkan noda hitam yang agak susah dihapus. Pastikan Anda rapi dalam membuat salinan dengan kertas karbon ya!

Seiring perkembangan teknologi, penggunaan kertas karbon makin berkurang. Saat ini saja, anda bisa mengirim surat elektronik (e-mail) dengan jumlah pengirim banyak dengan fitur CC atau carbon copy.

RANGKUMAN

1. Peralatan atau perlengkapan kantor merupakan sarana dan prasarana yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor, sehingga pekerjaan dapat terselesaikan secara lebih efektif dan efisien.
2. Kegunaan peralatan atau perlengkapan kantor diantaranya untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor, mempermudah dan mempercepat proses penyelesaian pekerjaan, memperoleh hasil yang maksimal dan sebagai asset serta pelengkap kantor.
3. Berdasarkan bentuknya, peralatan dan perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi tiga, diantaranya berbentuk lembaran, non lembaran dan buku.
4. Berdasarkan dari penggunaannya, peralatan dan perlengkapan kantor dibedakan menjadi empat, yaitu barang habis pakai, barang tidak habis pakai, barang bergerak dan barang tidak bergerak.
5. Tata cara pemilihan peralatan dan perlengkapan kantor antara lain:
• Menentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan kenis pekerjaan yang dilakukan
• Melakukan analisis kebutuhan peralatan atau perlengkapan kantor yang diperlukan
• Mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas dari penggunaan perlatan atau perlengkaan kantor yang dibeli
• Memperthatikan tempat penyimpanan agar tetap terjaga dengan baik
• Mempertimbangkan biaya operasional dalam melaksanakan pekerjaan
• Kecepatan pengoperasian peralatan atau perlangkapan kantor saat menyelesaikan pekerjaan

Demikian materi dan pembahasan menganalisis peralatan atau perlengkapan kantor (office supplies) jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Semoga bisa membantu, sobat.