Menganalisis Perabot Kantor (Office Furniture)

Menganalisis perabot kantor (office furniture) - Beberapa sarana dan prasarana yang harus disediakan dalam kantor adalah perabot kantor. Perabot kantor mutlak diperlukan untuk dapat bekerja dengan baik karena sifat dari perabot kantor adalah membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

Menganalisis Perabot Kantor (Office Furniture)

Diperlukan pula adanya pertimbangan-pertimbangan yang tepat dalam memilih perabot kantor yang sesuai kebutuhan guna mendukung pekerjaan kantor terlaksana dengan optimal dan agar perabot kantor bisa tertata dengan rapi sehingga tidak mengganggu aktivitas perkantoran demi tercapainya efektifitas dan efisiensi kerja.

Pada bab ini Anda akan mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan perabot kantor seperti definisi perabot, macammacam perabot, standarisasi perabot dan kriteria dalam memilih perabot kantor agar Anda dapat memilih perabot kantor dengan tepat, pelajarilah materi dengan sungguh-sungguh!

Ruang kantor

Setelah mempelajari materi tentang regulasi sarana dan prasarana kantor diharapkan peserta didik mampu Menjelaskan definisi perabot kantor, Menguraikan macam-macam perabot kantor, Menguraikan standarisasi perabot kantor, Memilih perabot kantor dengan tepat sesuai kebutuhan.

Perabot kantor menjadi kebutuhan yang harus disediakan karena perabot kantor merupakan bagian dari sarana dan prasarana perkantoran yang digunakan untuk mendukung kinerja agar aktivitas perkantoran dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan kantor dapat tercapai.

1. Definisi perabot kantor

Perabot kantor, dalam bahasa Inggris disebut office furniture, adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha. Perabot diartikan sebagai barang yang dipergunakan sebagai tempat duduk, tempat menulis, tempat menyimpan alat dan bahan dan sebagainya.

Drs. The Liang Gie (1986:153) dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa perabot kantor merupakan bagian dari perbekalan kantor. Perbekalan kantor sendiri merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat.

Baca juga: Menganalisis Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

2. Macam-macam perabot kantor

Perabot kantor terdiri atas beberapa macam yaitu meja kantor, kursi kantor dan lemari kantor. Berikut adalah penjelasannya

a. Meja kantor

Meja merupakan perabot kantor yang bentuknya datar, masing-masing sudut disokong oleh empat buah kaki meja. Fungsi meja untuk alat kegiatan menulis dan membantu pekerjaan.

1) Jenis-jenis meja kantor

Meja kantor terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut :

1. Meja besar atau sering disebut meja satu biro adalah meja kantor yang digunakan untuk pimpinan atau direktur perusahaan. Meja ini mempunyai ukuran lebih besar dibandingkan meja kerja pegawai, umumnya meja ini bagian depannya tertutup. Meja besar ini biasanya mempunyai bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting.

Meja satu biro

2. Meja sedang atau disebut dengan meja setengah biro adalah meja kantor yang biasanya digunakan untuk kepala bagian atau personalia.

Meja setengah biro

3. Meja biasa adalah meja kantor yang digunakan untuk para karyawan atau pegawai biasa.

4. Meja khusus adalah meja kantor dengan ukuran dan desain khusus digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti insinyur, desainer dan lain-lain.

meja komputer

5. Meja rapat adalah meja kantor yang khusus digunakan untuk kebutuhan rapat. Dimana ukurannya disesuaikan dengan ruangan dan jumlah orang yang mengikuti rapat. Ada banyak jenis meja ini, ada yang khusus untuk pertemuan kecil dan ada juga yang khusus di desain untuk pertemuan besar dengan jumlah orang yang banyak.

Meja rapat

6. Meja resepsionis adalah meja kantor yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi informasi yang berhubungan dengan kantor.

Meja resepsionis

7. Meja samping adalah meja kantor yang digunakan oleh seorang sekretaris dan pimpinan agar memudahkan komunikasi pekerjaan, meja ini biasa disebut meja return.

b. Kursi kantor

Perabot lain yang pasti ada di kantor dan dibutuhkan adalah kursi. Kursi kantor memiliki beberapa macam yaitu :

1) Kursi kantor eksekutif adalah kursi kantor yang digunakan untuk para petinggi seperti direktur, atau kepala kantor. Kursi ini biasanya terbuat dari bahan yang kokoh dan nyaman dengan jok berbahan kulit.

Kursi kantor eksekutif

2) Kursi kantor manajerial adalah kursi kantor yang digunakan oleh para manajer dan tampilannya tidak semewah kursi kantor eksekutif

3) Kursi kantor rapat adalah kursi kantor yang digunakan untuk keperluan rapat dan biasanya dilengkapi dengan sandaran lengan.

4) Kursi kantor tamu adalah kursi kantor yang digunakan oleh para tamu yang datang berkunjung. Untuk kursi tamu di ruangan, kursi tersebut dapat berupa kursi kayu berlengan ataupun berbentuk sofa untuk memberikan kesan yang lebih formal

Kursi tamu kantor

5) Kursi kantor tunggu adalah kursi yang ditempatkan di ruang tunggu dan diperuntukkan bagi tamu yang datang berkunjung. Kursi tunggu biasanya terbuat dari besi atau plastik keras dan dibuat memanjang

Kursi tunggu

6) Kursi kantor lipat adalah kursi kantor yang digunakan saat mengadakan rapat atau kegiatan yang mempertemukan karyawan dalam jumlah banyak sekaligus. Sesuai dengan namanya, kursi ini dapat dilipat ketika sedang tidak digunakan. Selain fleksibel, jenis kursi yang satu ini tidak akan memakan banyak tempat

Kursi lipat

c. Lemari kantor

Lemari kantor merupakan tempat yang digunakan untuk menyimpan beraneka macam barang. Macam-macam lemari kantor berdasarkan kegunaannya yaitu sebagai berikut :

1) Lemari rak adalah lemari kantor untuk menyimpan segala macam dokumen yang dimasukan ke dalam map atau ordner, laporan yang sudah dibendel.

Lemari rak

2) Lemari warkat adalah lemari kantor yang digunakan untuk menyimpan warkat dalam bentuk lembaran kertas. Dokumen tersebut biasanya disimpan terlebih dahulu di dalam map sebelum dimasukkan ke dalam lemari warkat. Lemari warkat biasanya di gunakan untuk menyimpan warkat yang belum diolah.

3) Lemari Brankas (Cash-box) adalah lemari kantor untuk menyimpan uang dan surat berharga lainnya.

Cash-box

4) Filing Cabinet adalah lemari kantor yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen yang masih bersifat aktif. Filling cabinet terbuat dari bahan besi.

Filling cabinet yang digunakan di kantor

5) Rotary Filing System (Alat Penyimpanan Berputar) adalah lemari kantor yang semacam filing cabinet tetapi dapat dilakukan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Rotary terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.

6) Laci – Laci Kartu adalah lemari kantor yang bentuknya semacam lemari rak dengan laci yang lebih kecil daripada laci filing cabinet.

7) Tickler File adalah lemari kantor berbentuk kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

Namun demikian, tickler file bisa digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

8) Cardex (Card Index) cabinet adalah lemari kantor yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang yang terbuat dari bahan besi baja. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.

Cardex

3. Standarisasi perabot kantor

Standarisasi merupakan pedoman dalam menetapkan dan menerapkan ukuran serta bentuk yang sesuai dengan kebutuhan dan penataan letaknya agar tidak mengganggu aktivitas perkantoran.

Oleh sebab itu diperlukan adanya standarisasi perabot kantor sebagai pedoman yang dipakai sebagai ukuran baku perabot kantor, berikut ini akan diuraikan standarisasi dari berbagai perabot kantor:

a. Meja,

Contoh meja kantor sesuai standar

Berikut ini standarisasi ukuran meja kantor

1. Meja besar atau meja satu biro mempunyai ukuran panjang = 121,5 cm, lebar = 71-80 cm dan tinggi = 74 cm. Meja kantor yang mempunyai ukuran 150 cm keatas dapat di kategorikan sebagai meja kantor 1 biro. Meja kantor satu biro dapat memiliki satu atau dua laci gantung di mejanya
2. Meja sedang atau disebut dengan meja setengah biro mempunyai ukuran panjang = 96,5 cm, lebar 71 cm dan tinggi = 74 cm. meja kantor setengah biro biasanya tidak terdapat laci gantung di mejanya.
3. Meja biasa mempunyai ukuran panjang = 120 cm, lebar = 70-72 cm dan tinggi 75 cm.

Meja kantor yang baik seharusnya memenuhi kriteria atau persyaratan antara lain sebagai berikut:

1. Permukaan meja tidak mengkilat. Permukaan yang mengkilat bisa mengganggu mata pengguna saat menggunakan karena silau oleh pantulan cahaya yang muncul dari permukaan meja maka pilihlah warna yang lembut
2. Luas meja tidak berlebihan. Permukaan meja yang terlalu luas biasanya akan dijadikan tempat menumpuk berkas yang seharusnya dapat disimpan pada lemari atau rak
3. Permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, di bagian bawah sediakan kurang lebih 40 cm ruang terbuka agar sirkulasi udara keluar masuk dengan baik dan memudahkan membersihkan lantai

Standarisasi meja kantor umumnya dipakai ukuran tinggi kurang lebih 0,75 yaitu yang dapat membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk di atas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm.

b. Kursi

Pemilihan kursi kantor juga harus memperhatikan standar sebagai kursi ergonomis. Kursi ergonomis adalah kursi kerja yang dirancang secara khusus untuk menjaga postur dan menghindari risiko cedera punggung yang disebabkan karena duduk berjam-jam di depan komputer ataupun menyelesaikan pekerjaan lainnya.

Kursi ergonomis yang baik akan meningkatkan kenyamanan dan produktivitas kerja penggunanya. Berbagai tipe, ukuran dan desain kursi ergonomis tersedia banyak pilihan dengan harga yang bervariasi. 

Tidak mudah untuk menentukan jenis kursi yang terbaik, karena hal tersebut tergantung pada kebutuhan spesifik masing-masing pengguna yang berbeda satu sama lain. Rodney K. Lefler, DC dari Spine-health.com menyebutkan tujuh kriteria umum yang harus diperhatikan dalam memilih kursi kerja untuk memenuhi standar sebagai kursi ergonomis yaitu :

1. Ketinggian tempat duduk berkisar antara 16 - 21 inci (40 - 53 cm) dari lantai, dan harus dapat disetel oleh pemakai (adjustable).
2. Lebar dan kedalaman tempat duduk. Standar lebar jok kursi adalah 17 - 20 inci (43 - 51 cm) dengan kedalaman (selisih tinggi dari bagian depan hingga bagian yang menyangga pantat pada tempat duduk/jok) antara 2 - 4 inci (5 - 10 cm).
3. Memiliki setelan penyangga pinggang sesuai kebutuhan spesifik masing-masing pengguna
4. Sandaran punggung (backrest) dengan lebar antara 12 - 19 inci (30,5 - 48,2 cm)
5. Material lapisan kursi dari bahan yang berpori dan dapat mendukung sirkulasi udara sehingga tidak menimbulkan efek negatif apabila digunakan dalam waktu lama
6. Sandaran lengan (armrest) yang dapat disetel
7. Penyangga putar kursi harus dapat memutar dengan mudah sehingga pengguna dapat meraih sesuatu tanpa harus terlalu merentangkan tubuhnya dengan sudut yang dapat memicu terjadinya cedera.

Syarat kursi kantor yang baik menurut Ralph Barnes kursi yaitu sebagai berikut :

1. Bentuk dan lebar kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang
2. Kursi mempunyai penyangga belakang/sandaran
3. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya tanpa harus pengguna turun dari kursi dan telapak kaki dapat menapak dengan nyaman di lantai
4. Kursi dibuat secara kokoh

Standarisasi untuk kursi kantor di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 meter. Adanya standarisasi kursi kantor mempunyai tujuan untuk mendukung posisi tubuh agar pengguna merasa nyaman dalam bekerja.

c. Lemari

Berikut ini adalah standarisasi ukuran lemari kantor :

1. Lemari rak pada umumnya berukuran lebar = 240 cm, dalam = 40 cm, dan tinggi = 174 cm, bahan terbuat dari kayu
2. Lemari warkat mempunyai ukuran lebar = 95 cm, dalam = 50 cm, dan tinggi 184 cm. lemari warkat berbahan kayu jati/besi/yang setara. Lemari warkat mempunyai volume antara 0,5 meter kubik dampai 1 meter kubik adalah termasuk lemari golongan B sedangkan yang lebih besar dari itu termasuk golongan A dan Lebih kecil dari golongan B disebut golongan C.
3. Filing Cabinet mempunyai standar ukuran lebar = 95 cm, dalam = 50 cm, dan tinggi = 185 cm, bahan terbuat dari besi baja. Pada umumnya filling cabinet memiliki rangka dengan tebal mulai dari 0.6 mm hingga 0,8 mm. Ketebalan ini menentukan kekuatannya serta kapasitas arsip yang dapat disimpan.
4. Lemari brankas (cash-box) pada umumnya berukuran 200 X 160 X 90 MM, bahan terbuat dari besi dan terdapat sekat yang memisahkan cash dengan cash lain sehingga m empermudah pembagian
5. Rotary Filing System mempunyai standar ukuran lebar = 83 cm, dalam = 86 cm, dan tinggi = 220 cm, bahan terbuat dari besi. 6 Tickler File pada umumnya berukuran kurang lebih 10 x 15 cm

4. Kriteria pemilihan perabot kantor

Untuk memilih perabot kantor yang tepat diperlukan pertimbangan yang baik terutama mengenai nilai guna dan waktu pemakaian. Memilih perabot kantor yang tepat akan dapat menunjang pekerjaan kantor secara optimal.

Dalam memilih perabot kantor, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:

1. Perhatikan luas ruangan atau luas lantai, agar tidak mengganggu ruang gerak karyawan.
2. Tentukan jenis perabot yang dibutuhkan
3. Pilih perabot kantor yang memiliki fungsi sesuai dengan yang dibutuhkan
4. Perhatikan desain maupun model, guna memenuhi kenyamanan sekaligus keperluan.
5. Perhatikan pilihan corak maupun warna untuk bisa menyatu dengan ruang kantor (faktor estetika)
6. Perhatikan kualitas perabot kantor, mulai dari bahan dasar sampai daya tahan
7. Pahami bentuk perawatan pada perabot kantor agar dapat digunakan di masa yang akan datang
8. Pastikan telah mengetahui penawaran harga perabot kantor secara rata-rata.

Perlu berhati-hati dalam memilih perabot kantor, bukan hanya melihat dari segi harga, akan tetapi juga bagian lain-lainnya karena saat ini semakin banyak penyedia perabot kantor. Hal tersebut pastinya akan ada banyak opsi pula yang harus diperhatikan ketika akan memilih dan membelinya.

Sampai pada akhirnya ditemui adanya perabot kantor yang benar-benar cocok, sesuai dengan anggaran kantor serta nyaman setiap kali difungsikan. Memilih perabot kantor dapat dispesifikkan lagi berdasarkan dengan jenisjenisnya.

Adapun macam-macam pilihan bersangkutan antara lain sebagai berikut:

1) Meja dan Kursi Kantor

Perabot kantor berupa meja yang berfungsi sebagai alas kerja tentu perlu memilih yang teksturnya halus dan nyaman sehingga proses penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan secara secara maksimal tanpa terkendala oleh adanya meja yang kurang menunjang.

Terlebih lagi, pada perangkat tersebut dapat diperhatikan atas kelengkapan komponen lainnya. Seperti contohnya pada laci, penutup di bagian depan serta samping kanan maupun kiri. Begitupun dengan perabot kantor berupa kursi, biasanya kursi kantor biasanya dipilih yang empuk serta mempunyai roda untuk memudahkan perpindahan dari satu titik ke titik lainnya.

Kursi tidak hanya digunakan untuk karyawan tetapi juga pada alas duduk untuk para tamu. Dimana saat ada tamu datang berkunjung ke kantor maka sang tamu tersebut dapat duduk dengan nyaman.

2) Lemari Kantor

Lemari merupakan salah satu perabot kantor yang difungsikan untuk meletakkan, menyimpan sekaligus menjaga dokumen-dokumen dalam bentuk buku maupun lembaran yang sudah dibuat dari waktu ke waktu dan nantinya bisa digunakan sebagai acuan untuk membuat strategi-strategi baru. Model dari lemari kantor beraneka ragam, ada yang terbuka dan ada pula yang tertutup, tinggal memilih berdasarkan kebutuhan di kantor.

Kalau ingin memilih lemari yang berkualitas, maka sebaiknya harus mengetahui dulu tentang kriteria lemari yang bagus yaitu sebagai berikut :

1. Ukuran dan model lemari kantor, disesuaikan pula dengan luas ruangan kantor.
2. Pilih lemari dengan bahan yang berkualitas
3. Pilih lemari yang mempunyai fitur keamanan, misalnya kunci atau fitur lain seperti anti api dan air
4. Pilih lemari kantor yang multifungsi, misalnya selain bisa digunakan untuk menyimpan arsip, juga bisa menggunakannya untuk keperluan lain

LEMBAR PRAKTIKUM

Judul :

Mengukur luas meja kantor

Tujuan:

Mampu mengukur luas meja kantor dengan benar dan tepat

Peralatan dan bahan

1. Alat ukur

2. LCD Projector

3. Laptop

4. Whiteboard

5. Spidol whiteboard

Petunjuk Kegiatan Praktek

1 Lakukan kegiatan praktik dengan hati-hati dan memperhatikan K3!

2 Jaga kebersihan lingkungan praktik dan alat praktik!

3 Setelah selesai, kembalikan peralatan praktik ke tempat semula dengan rapi!

Langkah Kerja

1 Siapkan alat ukur dan alat tulis kantor

2 Lakukan pengukuran meja yang ada di ruang tata usaha dengan benar

3 Tuliskan hasil pengukuran

CAKRAWALA

Perabot yang dimiliki harus dijaga dan dirawat dengan baik agar perabot kantor tahan lama atau awet dalam penggunaannya. Namun seringkali kita melihat beberapa kursi kantor yang sudah lagi tidak berfungsi karena rusak pada bagian kaki dan mengelupasnya kulit jok pada kursi kantor tersebut. 

Apabila dirawat dan dijaga dengan baik penggunaan kursi tersebut dapat lebih berusia lama dan akan selalu nampak seperti perabot baru. Dalam melakukan perawatannya memang tidaklah mudah diperlukan ketelatenan, apalagi untuk kursi yang berbahan dasar kulit.

Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa digunakan untuk merawat kursi kantor :

1. Jangan duduk di lengan kursi karena itu tidak didesain untuk menopang berat tubuh dan akan menimbulkan lengkungan akibat dari beban berat badan yang ditanggung atau bahkan kursi menjadi patah.
2. Perhatikan bahan dari kerangka kursi, apabila yang berbahan kayu maka harus menjaga dari benturan keras sehingga akan menimbulkan cacat atau bekas pada kursi.
3. Hindari tumpahan cairan pada kursi kantor seperti kopi ataupun teh, apabila memang sudah terlanjur maka panggilah jasa pembersih kursi untuk membersihkannya. Cara itu bisa digunakan agar kursi anda tetap bersih dan awet penggunaannya.
4. Jika kursi kantor dirasa banyak debu bersihkanlah dengan vacum clenear agar tidak menyisakan debu yang semakin menumpuk banyak.
5. Jangan menggunakan kursi sebagai pijakan kaki untuk menjangkau ketinggian
6. Agar kursi juga terawat biasakan jangan menyeret kursi akan lebih baik mengangkatnya jika akan memindahkan kursi tersebut.

Penggunaan kursi yang tidak sesuai

RANGKUMAN

1. Perabot kantor diartikan sebagai benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.
2. Macam-macam perabot kantor terdiri dari meja kantor, kursi kantor dan lemari kantor
3. Standarisasi merupakan pedoman dalam menetapkan dan menerapkan ukuran serta bentuk yang sesuai dengan kebutuhan.
4. Terdapat standarisasi ukuran untuk perabot kantor berupa meja kantor, kursi kantor dan lemari kantor.
5. Meja dan kursi kantor yang baik mempunyai beberapa syarat yang harus terpenuhi.
6. Diperlukan kriteria dalam memilih perabot kantor yang sesuai kebutuhan, anggaran dan membuat nyaman pengguna sehingga tidak menghalangi aktivitas perkantoran.

Demikian pembahasan kita mengenai menganalisis perabot kantor (office furniture) dalam mengotomatisasi tatakelola perkantoran. Semoga bisa membantu.