Menerapkan Penggunaan Mesin Komunikasi Kantor (office communication)
Ditulis pada: April 07, 2022
MESIN-MESIN KOMUNIKASI KANTOR - Menerapkan penggunaan mesin komunikasi kantor (office communication) | Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang.
Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan dalam menggunakan mesin komunikasi kantor karena akan mendapat keuntungan serta manfaat yang banyak.
Menerapkan Penggunaan Mesin Komunikasi Kantor (office communication)
Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut.
Seiring berkembangnya teknologi komunikasi, kini urusan menyampaikan pesan jarak jauh menjadi lebih mudah sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat selesai tanpa harus bertatap muka secara langsung seperti adanya mesin faksimile, apa saja mesin komunikasi yang menunjang kegiatan perkantoran?
Mari kita mempelajari bab ini untuk mengetahui tentang jenis-jenis mesin komunikasi.
 |
| Gambar 6.1 Contoh alat komunikasi tradisional |
1. Pengertian Mesin Komunikasi Kantor
Komunikasi yang lancar merupakan aspek penting bagi suatu kantor karena akan memperlancar aktivitas kantor secara umum dan memperlancar komunikasi antar pegawai kantor pada khususnya sehingga tujuan kantor dapat tercapai.
Untuk memperlancar proses komunikasi kantor maka dapat memanfaatkan mesin komunikasi. Saling berkomunikasi sesama manusia pada dasarnya adalah untuk bekerjasama yang berkaitan dengan kebutuhan dan kegiatan manusia itu sendiri.
Komunikasi dalam suatu perkantoran sangatlah penting, karena berbagai kegiatan seperti menanyakan informasi, membuat janji dengan relasi, memperkenalkan produk perusahaan bahkan dalam memasarkan suatu produk berupa barang atau jasa merupakan salah satu bentuk komunikasi.
Komunikasi pada masa ini banyak melalui sebuah media alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data dapat cepat disampaikan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang kecil. Arti mesin menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah perkakas untuk menggerakkan atau membuat sesuatu yang dijalankan dengan roda, digerakkan oleh tenaga manusia atau motor penggerak.
Sedangkan arti komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Pengertian mesin komunikasi kantor secara umum adalah alat mekanik/elektrik yang mempunyai fungsi sebagai sarana untuk melakukan kegiatan penyampaian pesan, baik dilingkungan internal maupun eksternal perusahaan/instansi.
Kegunaan menggunakan mesin komunikasi kantor diantaranya :
1 Proses komunikasi dapat dilakukan dengan lancar dan efisien
2 Pegawai dapat menghemat waktu dan tenaga
3 Memperluas saluran komunikasi dalam kantor
4. Meningkatkan produktivitas kerja
5 Proses penyelesaian pekerjaan lebih cepat
2. Jenis-jenis Mesin Komunikasi Kantor
Mesin komunikasi kantor mempunyai jenis yang beragam, contohnya mesin komunikasi kantor yang sering ditemukan dan digunakan di berbagai perusahaan/instansi adalah interkom, telepon, faksimile. Selain mesin-mesin tersebut terdapat beberapa jenis mesin komunikasi kantor lain. Berikut adalah penjelasannya
1 Interkom
 |
| Gambar 6.2 Interkom |
Interkom merupakan kepanjangan dari intercommunication device yang mempunyai arti peralatan komunikasi internal, interkom lebih dikenal dengan sebutan interphone. Interkom merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan keterangan/informasi dalam lingkungan, antar bagian ke bagian lain ataupun dari satu ruangan ke ruangan lain.
Interkom sangat dibutuhkan pada suatu perusahaan yang mempunyai unit/bagian banyak karena interkom mempermudah menyampaikan informasi di lingkungan internal.
Interkom mempunyai beberapa fungsi, diantaranya sebagai berikut :
a. memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
b. menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai
c. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.
2 Faksimile
 |
| Gambar 6.3 Faksimile |
Tidak semua informasi yang ada di perkantoran dapat disampaikan melalui pesan suara akan tetapi melalui tulisan seperti data-data atau dokumen tertulis. Oleh karena itu diperlukan mesin komunikasi yang digunakan untuk mengirim ataupun menerima pesan dalam bentuk data/dokumen.
Mesin komunikasi yang sering digunakan untuk mengirim data adalah faksimile. Faksimile, atau lebih dikenal faks/fax berasal dari kata fac simile dalam bahasa latin yang berarti membuat salinan yang sama dengan aslinya.
Faksimile merupakan alat yang digunakan untuk mengirimkan dokumen yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya. Mesin faksimile juga biasa disebut sebagai mesin fotokopi jarak jauh atau istilahnya telecopier, digunakan untuk mengirim ataupun menerima data/informasi secara langsung dalam jarak jauh.
Penggunaan faksimile mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut :
a. Mengirim dan menerima dokumen ke berbagai tempat
b. Menghemat waktu dan biaya karena dapat mengirim dokumen dari jarak jauh
3 Telepon
 |
| Gambar 6.4 Telepon |
Telepon berasal dari kata “tele” yang mempunyai arti jauh dan “phone” yang berarti suara. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).
Telepon dapat digunakan untuk menyampaikan pesan suara di dalam maupun diluar kantor. Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.
Telepon mempunyai kelebihan adalah mempermudah akses telekomunikasi antar ruangan atau bagian kantor. Adapun kekurangannya yaitu tidak fleksibel artinya tidak dapat dibawa kemanamana artinya telepon harus tetap berada di meja kantor atau tempat khusus lainnya.
Terdapat beberapa jenis telepon yang digunakan yaitu sebagai berikut :
1 Berdasarkan dari segi kapasitas dan kemampuan peralatannya
a. Satu Jalur Telepon
Telepon jenis ini sering disebut dengan single line telephone, sering digunakan oleh masyarakat yang memasang fasilitas telepon rumah.
Biasanya pesawat telepon ini memiliki sistem tuts atau putar angka untuk memanggil nomor tujuan.
b. Telepon Banyak Tuts
Telepon jenis ini biasanya disebut dengan pesawat multi button telephone. Dengan menggunakan pesawat telepon ini, hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang yang dituju. Jenis pesawat telepon ini banyak digunakan pada perusahaan.
c. Pesawat Telepon Sistem Hunting
Telepon jenis ini memiliki satu nomor yang dimana hal tersebut dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.
d. Telepon dengan pengeras suara
Telepon dengan pengeras suara sering kita dengar dengan sebutan loudspeaking telephone. Pesawat telepon dengan kemampuan seperti ini dapat mempermudah dalam penggunaannya jika sedang beraktivitas. Tidak perlu memegang pesawat telepon ketika berbicara atau berkomunikasi sehingga menciptakan efisiensi dan efektivitas saat bertelepon.
2 Berdasarkan dari jarak jangkauan
a. Hubungan Lokal (Setempat)
Yaitu telepon yang digunakan untuk hubungan yang dilakukan pada lingkup daerah tertentu. Misalnya Kota Pekalongan. Pada hubungan antar daerah Pekalongan, maka kita tidak perlu menggunakan kode daerah atau area tempat yang dituju.
b. Hubungan Interlokal
Yaitu telepon yang digunakan untuk hubungan yang dilakukan dengan jarak yang cukup jauh. Kita ambil contohnya hubungan telepon antar kota. Untuk melakukan hubungan telepon interlokal, terlebih dahulu menggunakan nomor atau kode area wilayah tempat yang dituju.
c. Hubungan Internasional
Yaitu telepon yang digunakan untuk hubungan yang dilakukan dengan jarak internasional. Untuk melakukan hubungan telepon internasional terlebih dahulu memasukan kode area dari negara yang dituju sebelum memasukan nomor tujuannya.
4 Handphone
 |
| Gambar 6.5 Handphone |
Di era yang serba cepat saat ini dengan mobilitas masyarakat yang sangat tinggi, mesin komunikasi seperti handphone sangat membantu mempermudah komunikasi.
Handphone adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, tetapi dapat dibawa ke mana-mana dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel.
Handphone mempunyai fungsi untuk melakukan dan menerima panggilan telepon, fungsi pengiriman dan penerimaan pesan singkat.
Selanjutnya handphone berfungsi untuk menangkap siaran radio, televisi dan juga dilengkapi dengan fungsi audio, kamera, video, game, serta layanan internet. Seiring perkembangan zaman, handphone mengalami perkembangan baik dari segi bentuk maupun fitur.
Kelengkapan fitur yang dimilikin oleh suatu handphone akan menambah kegunaannya. Apalagi saat ini sudah banyak handphone yang mempunyai kecanggihan, handphone juga sudah menjadi barang dengan tingkatan kebutuhan yang penting bagi sebagian orang untuk melaukuan semua pekerjaan dan membuat pekerjaan dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat sehingga mampu menunjang produktivitas kerja.
Handphone mempunyai beberapa kegunaan, antara lain:
a. melakukan panggilan kepada orang yang bersangkutan
b. Memperlancar komunikasi untuk berkoordinasi mengenai urusan kantor
c. Mempercepat penyampaian informasi dengan berbagai fitur yang ada pada handphone
5 Walky-talky
 |
| Gambar 6.6 Walky talky |
Walky Talky sebuah alat komunikasi yang bentuknya mirip dengan telepon genggam, tetapi sifatnya searah. Karena searah, maka si pengirim pesan dan si penerima komunikasinya secara bergantian, tidak bisa berbicara pada saat yang bersamaan.
Walky talky tidak memerlukan biaya pulsa karena dioperasikan menggunakan gelombang radio frekuensi khusus, dan sering dipakai untuk komunikasi yang sifatnya sementara karena salurannya dapat diganti-ganti setiap saat.
Walky talky mempunyai kelebihan diantaranya :
a. tidak memerlukan pulsa
b. mudah dalam penggunaan karena tidak perlu mengetik nomor telepon
c. Dapat digunakan kapan saja dan tidak terkendala masalah sinyal pada saat cuaca buruk
Waky talky sering digunakan sebagai alat komunikasi untuk saling berkoordinasi antarpanitia dan antarpetugas dalam suatu acara, digunakan oleh aparat kepolisian di lapangan.
6 Telex
 |
| Gambar 6.7 Telex |
Mesin Telex dengan nama lain Teleprinter Exchange adalah jaringan yang mirip dengan jaringan telepon tetapi hanya digunakan untuk mengirimkan pesan berbasis teks.
Jaringan ini telah tersedia untuk hubungan internasional dan menggunakan teknik sinyal yang telah ditentukan oleh International Telecommunication Union (ITU). Telex merupakan alat komunikasi tertulis elektronik jarak jauh digunakan untuk mengirim dan menerima data berupa tulisan menggunakan teleprinter.
Mesin telex pengirim akan melakukan dial-up terhadap telex penerima sesuai dengan nomor id yang telah ditentukan untuk verifikasi, kemudian baru data dikirimkan ke mesin telex penerima. Mesin telex sangat begitu penting karena dapat membuat data teks yang dikirimkan menjadi aman akan tetapi mesin telex dari sisi kecepatan mesin telex sangat lambat sehingga harus kalah dengan mesin fax.
Manfaat telex yaitu Memudahkan komunikasi dari dalam dan luar negeri, berita dapat diterima setiap saat dan tidak memerlukan petugas asalkan aliran listrik hidup dan tersedia kertas penerima pada mesin telex
3. Prosedur Pengoperasian Mesin Komunikasi kantor
Sama seperti dengan mesin-mesin kantor, mesin komunikasi juga mempunyai prosedur dalam menggunakan. Prosedur penggunaan harus dilakuka secara tepat dan teliti agar tujuan yang hendak dicapai dapat terlaksana dengan baik.
Setiap pegawai tentunya harus mempunyai ketrampilan dalam mengoperasikan mesin komunikasi kantor. Berikut ini adalah beberapa prosedur penggunaan mesin komunikasi kantor
1 Pengoperasian Interkom
Langkah-langkah prosedur penggunaan interkom adalah sebagai berikut:
a. Angkat gagang interkom
b. Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
c. Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut
d. Setelah nada panggil terdengar mulailah lakukan pembicaraan
2 Pengoperasian Faksimile
Prosedur pengoperasian mesin faksimile meliputi beberapa langkah sebagai berikut :
a. Cara mengirim Fax
1 Pastikan bahwa faksimile telah tersambung dengan aliran listrik dengan memeriksa indikator dalam kondisi menyala
2 Siapkan data yang akan dikirim lengkap dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah.
3 Siapkan nomor faksimile yang akan dituju.
4 Tekan tombol jumlah halaman yang akan diinginkan.
5 Tekan tombol YES.
6 Jika muncul tulisan quick, tekan keypad sampai muncul tanda dilayar keyboard.
7 Lakukan proses pengopian data atau informasi.
b. Cara menerima Fax
1 Langkah pertama adalah mengangkat telepon pada mesin Fax. Pada saat akan menerima Fax, maka telepon akan berdering. Angkatlah telepon tersebut, jika yang terdengar adalah suara panjang mesin maka tekan tombol start.
2 Selanjutnya masukkan kertas ke atas feeder mesin Fax lalu tunggu beberapa saat. Hasil kiriman Fax akan segera muncul.
3 Setelah selesai tekan tombol finish
3 Pengoperasian telepon
Penggunaan telepon untuk berkomunikasi adalah sebagai berikut :
a. Telepon Lokal
1 Angkat gagang telepon
2 Tekan nomor telepon yang dituju, tunggu nada telepon tersambung
3 Setelah tersambung, lakukan pembicaraan
4 Bila sudah selesai letakkan gagang telepon pada tempatnya
b. Telepon interlokal
1 Tekan nomor kode wilayah
2 Tekan nomor lokal yang dituju
3 Apabila sudah tersambung, Lakukan pembicaraan
4 Bila sudah selesai, letakkan gagang telepon pada tempatnya
c. Telepon internasional
1 Tekan kode 001
2 Tekan kode negara
3 Tekan kode wilayah
4 Tekan nomor telepon yang dituju
5 Setelah tersambung, Lakukan pembicaraan
6 Bila sudah selesai, letakkan gagang telepon pada tempatnya
d. Tata cara dalam menangani telepon keluar
1 Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat hal-hal yang penting
2 Siapkan nomor telepon yang dituju dan tekan nomor telepon yang dituju (jangan menekan menggunakan pensil atau benda lain, tetapi pergunakanlah jari telunjuk)
3 Angkat gagang telepon dan tekan nomor telepon yang dituju
4 Apabila telah tersambung dan terdengar bahwa sipenerima telah mengangkat gagang telepon, katakan nama kantor atau instansi
5 Berbicaralah dengan singkat, sopan dan jelas
6 Apabila pembicaraan sudah selesai, letakkan gagang telepon secara perlahan pada tempatnya
e. Tata cara dalam menangani telepon masuk
1 Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja.
2 Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat siang’, hindarkan dengan mengatakan ”hallo”.Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.
3 Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note).
4 Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian Anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.
5 Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus mencatat pada lembar formulir penerimaan telepon..
6 Nomor nomor telepon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
7 Menutup telepon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan (jangan sampai terbanting)
4 Pengoperasian Handphone
Cara menggunakan handphone untuk berkomunikasi :
a. Membuat sebuah daftar kontak.
- Kumpulkan nomor telepon orang-orang yang diperlukan. Untuk ponsel pintar, ada sebuah aplikasi atau ikon bergambar telepon atau bertulisan "Phone". Ketuklah untuk melihat kontak yang dimiliki dan/atau ketuk tombol ini untuk menambahkan kontak (yang biasanya ditunjukkan dengan simbol "+"). Masukkan informasi dan nomor telepon kontak yang dimiliki dengan papan tombol, lalu simpan. Untuk ponsel klasik, cukup tik nomor telepon yang dimaksud, lalu tekan tombol untuk menambahkannya ke dalam kontak.
- Beberapa ponsel memiliki tab yang berbeda-beda, seperti tab nomor favorit, panggilan terakhir, kontak, papan tombol, dan pesan suara.
- Bacalah petunjuk ponsel Anda. Cara membuat kontak dapat sedikit berbeda pada setiap handphone.
b. Membuat panggilan
1 memilih atau menghubungi nomor tertentu dan menekan tombol "send" atau "call". Tombol ini sering ditandai dengan huruf atau simbol berwarna hijau. Lanjutkan sama seperti telepon lain.
2 Akhiri panggilan dengan menekan "end" yang ditandai dengan huruf atau simbol merah. Panggilan biasanya akan berakhir otomatis setelah orang yang diajak bicara menutup telepon
c. Menyiapkan kotak pesan suara
- Kebanyakan handphone memiliki tombol yang langsung memanggil kotak pesan suara. Jika tidak dapat menemukan tombol ini, tahan "1" pada papan tombol untuk menghubungi pesan suara. Ikuti perintah sistem untuk membuat kata sandi, merekam pengumuman nama, dan/atau merekam salam.
- Jika tidak ingin merekam salam sendiri, sistem akan menggunakan ucapan yang telah ada dan menyesuaikannya dengan menggunakan nama yang telah direkam.
- Dapat mengubah kata sandi, nama, dan salam kapan saja dengan menekan nomor pesan suara dan mengikuti menu petunjuknya.
- Bila menerima pesan suara, handphone akan mengingatkan atau menampilkan pemberitahuan. Hubungi nomor pesan suara atau tahan "1" untuk mengakses kotak surat. Masukkan kata sandi dan dengarkan pesan suara yang masuk. Ikuti petunjuk yang ada, seperti petunjuk menelepon nomor, menyimpan pesan atau menghapus pesan.
d. Mengirim pesan
- Tekan aplikasi pesan sebagai "Messages" atau "Messaging". Membuat pesan baru dari Create a New Message, atau memilih kontak dari daftar kontak, mengetuk tombol opsi, lalu mencari opsi untuk mengirim pesan ke kontak tersebut.
- Pada ponsel klasik tanpa papan tik QWERTY, gunakan T9 atau teks prediktif untuk mengetik pesan.
- Pengoperasian Walky-talky
Cara menggunakan walky-talky yang benar adalah
a. Cara memanggil
- Bila panggilan pertama tidak langsung dijawab, tunggu kurang lebih 5 detik baru panggil kembali.
- Pada saat seseorang memanggil dan belum ada jawaban jangan dimasuki panggilan dari stasion lain yang seolah-olah menyerobot komunikasi orang lain.
- Bila sampai 4 atau 5 kali panggilan tidak menjawab, hentikan panggilan untuk memberikan kesempatan kepada stasion yang lain berkomunikasi selanjutnya mencari informasi keberadaan stasion yang dipanggil tersebut dengan menggunakan sarana komunikasi yang lain.
- Bila tidak ada sarana komunikasi yang lain, pemanggilan dapat diulangi lagi.
b. Cara menjawab
- Apabila mendengar panggilan sesegera mungkin untuk dijawab.
- Jawaban terhadap panggilan, hendaknya singkat dan sopan dengan tetap berpegang pada prosedur komunikasi.
c. Contoh menjawab panggilan Kode percakapan HT
- Panggilan : ALPHA-BRAVO
- Jawaban : BRAVO-ALPHA GO A HEAD
- Saat berbicara jarak HT kira-kira 2,5 cm dari mulut dengan posisi tegak.
- Tekan PTT selama kira-kira 2 detik baru berbicara dan segera lepas tombol PTT setelah selesai berbicara.
- Lakukan komunikasi dengan tertib secara bergiliran dengan memperhatikan hierarki dan atau urgensi berita.
- Gunakan kerahasiaan, hindarkan penyebutan nama, jabatan atau senioritas dalam percakapan, gunakan Callsign yang telah ditentukan.
- Berbicara dengan singkat dan jelas.
- Pada kata-kata yang meragukan perlu diulangi/dieja sesuai dengan ejaan radio telephonny.
- Berbicara dengan menggunakan kecepatan sedang dengan irama yang baik.
- Biasakan menggunakan sandi percakapan yang berlaku.
- Panggilan maksimal 3x.
6 Pengoperasian Telex
Cara menggunakan telex
a. Kegiatan merekam
- Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan
- Ketik naskah yang akan dikirim
- Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:
- Tekan tombol yang berkode”?” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang.
- Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek
b. Kegiatan mengirim
1 Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim
2 Dikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0”
3 Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim
4 Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali
5 Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai
4. Prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor
Keberadaan mesin komunikasi sangat penting, oleh sebab itu mesin komunikasi kantor memerlukan perhatian secara berkala untuk dipelihara dengan baik agar tetap dalam keadaan siap dipakai dengan memuaskan. Sudah jelas bahwa akibat pemakaian akan menimbulkan kekurangan atau kerusakan.
Berikut ini cara pemeliharaan beberapa mesin komunikasi kantor :
1 Pemeliharaan Telepon dan Interkom
Berikut ini cara memelihara mesin telepon dan interkom, yaitu :
- Pastikan perangkat telepon dan interkom dalam keadaan kering, jika basah segera lap dengan kain kering
- Jangan simpan perangkat telepon dan interkom ditempat yang panas
- Gunakan perangkat telepon dan interkom sesuai dengan buku petunjuk
- Pastikan agar perangkat telepon dan interkom tidak terjatuh
- Gunakan alas untuk perangkat yang terbuat dari kain halus
- Bersihkan perangkat telepon d dan interkom dengan kain kering/tissu, jangan gunakan bahan kimia untuk membersihkan perangkat
- Gunakan spare part pengganti sesuai dengan merek dan tipe perangkat
- Perhatikan instalasi kabel telepon, pastikan memberi rasa aman bagi pengguna
2 Pemeliharaan faksimile
Cara memelihara mesin faksimile dibedakan berdasarkan jenisnya, yaitu :
a. Mesin Fax Thermal
- Matikan mesin fax terlebih dahulu
- Bersihkan body mesin fax dengan menggunakan kain yang lembut (lebih baik jika menggunakan cairan khusus pembersih).
- Bersihkan bagian roller-roller yang terlihat ketika cover mesin terbuka dengan menggunakan kain bersih.
- Tindakan pemeliharaan ini dilakukan minimum 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan.
b. Mesin Fax Film Karbon
- Matikan mesin fax terlebih dahulu
- Bersihkan body mesin fax dengan menggunakan kain yang lembut (lebih baik jika menggunakan cairan khusus pembersih).
- Bersihkan bagian roller-roller yang terlihat ketika cover mesin terbuka dengan menggunakan kain bersih.
- Periksa film yang terpasang jika sudah habis, ganti film yang sudah habis dengan film baru (tidak dianjurkan untuk digulung ulang).
- Pergunakan kertas yang dianjurkan di dalam buku Operation Manual - Setiap kali pemasangan kertas dianjurkan untuk meratakan dan memilah-milah ujung kertas supaya tidak lengket.
- Menjaga ruangan yang terdapat mesin fax untuk tidak berdebu.
- Tindakan pemeliharaan ini dilakukan minimum 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
c. Mesin Fax Toner
- Matikan mesin fax terlebih dahulu
- Bersihkan body mesin fax dengan menggunakan kain yang lembut (lebih baik jika menggunakan cairan khusus pembersih).
- Bersihkan bagian dalam mesin dengan cara membuka cover mesin dan mengeluarkan drum unit terlebih dahulu (drum unit tidak boleh dibersihkan dan dipegang pada bagian roll warna hijau).
- Ganti toner yang sudah habis dengan toner yang baru yang dianjurkan di dalam buku Operation Manual.
- Ganti drum yang sudah tidak terpakai dengan drum baru yang dianjurkan di dalam buku Operation Manual.
- Pergunakan kertas yang dianjurkan di dalam buku Operation Manual
- Setiap kali pemasangan kertas dianjurkan untuk meratakan dan memilah-milah ujung kertas supaya tidak lengket.
- Menjaga ruangan yang terdapat mesin fax untuk tidak berdebu.
- Tindakan pemeliharaan ini dilakukan minimum 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan
3 Pemeliharaan Handphone
Berikut ini cara memelihara handphone agar handphone terjaga keawetannya, yaitu :
- Pastikan perangkat handphone selalu dalam keadaan kering, jika perangkat terkena air, lepaskan baterai dan biarkan perangkat handphone tersebut hingga kering sepenuhnya sebelum baterai dipasang kembali.
- Jangan gunakan atau simpan perangkat handphone di tempat yang kotor dan berdebu
- Jangan simpan perangkat handphone ditempat yang panas. Temperatur yang tinggi dapat mempersingkat masa pakai perangkat elektronik, merusak baterai, dan melelehkan komponen yang terbuat dari plastik.
- Jangan simpan perangkat handphone di tempat dingin. Ketika temperatur kembali normal, uap air dapat terbentuk di dalam perangkat dan merusak panel sirkuit elektronik.
- Jangan buka perangkat selain yang diperbolehkan dalam aturan panduan yang didapat ketika membeli handphone tersebut.
- Jangan jatuhkan, benturkan, atau guncangkan perangkat handphone. Penanganan yang kasar dapat mematahkan panel sirkuit internal dan komponen kecil.
- Gunakan kain kering atau tissu untuk membersihkan perangkat handphone, jangan gunakan bahan kimia.
- Gunakan spare part yang original (sesuai merek dan dan tipe perangkat)
- Gunakan plastik pelindung kaca (screen guard) untuk melindungi layar, jangan menekan atau menggores layar handphone
4 Pemeliharaan Walky talky
Mesin walky talky dapat dipelihara dengan cara berikut :
- Waktu pengecasan baterai jangan terlalu lama dan jangan terlalu sering mengecas, karena daya baterai akan cepat mengembung sehingga mempercepat umur baterai
- Jangan memaksa cas baterai dengan voltase/tegangan tinggi, gunakan adapter cas standar bawaan
- Pastikan perangkat walky talky disimpan di tempat sejuk dan tidak lembab
- Letakkan perangkat walky talky di tempat yang kering, jauh dari percikan air
 |
| Gambar 6.8 Switchboard |
Switchboard merupakan suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain. Switchboard ada dua macam switchboard dengan system telepon kunci, switchboard dengan system perburuan.
Ada beberapa keuntungan dalam menggunakan alat ini, yaitu memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri, menghemat waktu, tenaga dan biaya dan dapat berhubungan dengan pihak luar. Kelemahan switcboard yaitu setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator, jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut.
Seiring perkembangan teknologi, penggunaan mesin switcboard masih tetap dipergunakan untuk keperluan intern untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan luar tetap dapat berjalan dengan lancar.
RANGKUMAN
- Mesin komunikasi kantor adalah alat mekanik/elektrik yang mempunyai fungsi sebagai sarana untuk melakukan kegiatan komunikasi, baik dilingkungan internal maupun eksternal perusahaan/instansi
- Kegunaan menggunakan mesin komunikasi kantor diantaranya proses komunikasi dapat dilakukan dengan lancar dan efisien, pegawai dapat menghemat waktu dan tenaga, memperluas saluran komunikasi dalam kantor, meningkatkan produktivitas kerja, proses penyelesaian pekerjaan lebih cepat
- Jenis-jenis mesin komunikasi kantor meliputi interkom, faksimile, telepon, handphone, walky talky, telex
- Prosedur penggunaan telepon yaitu melakukan panggilan telepon ke luar dan menerima panggilan telepon
- Prosedur pengoperasian telex terdiri dari cara merekam dan mengirim berita
- Prosedur penggunaan walky talky cara memanggil dan cara menjawab
- Pemeliharaan faksimile berdasarkan jenisnya yaitu mesin fax toner, mesin fax film karbon, mesin fax thermal
Itu saja yang bisa kami bahas mengenai menerapkan penggunaan mesin komunikasi kantor (office communication) dalam mengotomatisasi perkantoran. Semoga bisa bermanfaat.
