Memahami Administrasi Sarana Prasarana Kantor

Memahami administrasi sarana prasarana kantor dengan judul muatan pelajarana DASAR-DASAR ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA.

Tersedianya fasilitas sarana dan prasarana kantor yang memadai sangat membantu dalam pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi. Kinerja pegawai akan meningkat karena ditunjangpekerjaan. Mengingat pentingnya sarana dan prasarana kantor, maka dibutuhkan pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik.

Pengelolaan sarana dan prasarana ini tentunya tidak hanya menjadi tugas bagian sarana prasarana saja akan tetapi melibatkan semua pegawai yang ada, sehingga dapat menggunakannya secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur penggunaannya.

Gambar 1.1 Situasi ruang kerja di kantor

Pada gambar di atas dapat kita lihat bahwa dalam menyelesaikan pekerjaan, para pegawai memerlukan sarana dan prasarana yang memadai dan sesuai kebutuhan. Apabila pekerjaan diselesaikan tanpa adanya fasilitas sarana prasarana yang baik akan berpengaruh pada hasil pekerjaan yang kurang maksimal baik dari segi waktu maupun pekerjaan yang dihasilkan.

Akan tetapi seringkali kita jumpai kantor atau instansi yang kurang memperhatikan pengelolaan sarana prasarana kantor yang tersedia, sehingga menghambat para pegawai dalam bekerja. Oleh karena itu agar sarana dan prasarana kantor ini selalu dalam kondisi baik dan siap digunakan, maka diperlukan suatu pengelolaan sarana dan prasarana yang baik pula baik secara administrasi maupun operasionalnya.

Untuk memahami lebih lanjut tentang pengelolaan administrasi sarana dan prasarana kantor yang baik, mari kita pelajari materi ini dengan penuh semangat.

Memahami Administrasi Sarana Prasarana Kantor

Setelah mempelajari materi tentang administrasi sarana dan prasarana kantor diharapkan peserta didik dapat memahami pentingnya pengelolaan sarana dan prasarana kantor baik secara administrasi maupun operasional sehingga sarana dan prasarana kantor selalu terjaga dan siap digunakan.

Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor diperlukan dukungan sarana dan prasarana yang memadai yang dapat memudahkan pegawai dalam bekerja secara maksimal.. Pegawai akan menyelesaikan pekerjaannya dengan mudah sehingga kinerja dan produktivitas kerja pegawai akan meningkat, karena pegawai akan bekerja lebih cepat dan tepat.

Kantor atau instansi yang baik tentunya memiliki sarana dan prasarana kantor yang memadai dan menujang dalam pelaksanaan kerja pada pegawainya. Oleh karena itu pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik sangat diperlukan agar sarana dan prasarana kantor yang tersedia terjaga dengan baik.

Baca juga: Memahami Regulasi Sarana Prasarana Kantor

Administrasi sarana dan prasarana memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah kantor, baik instansi pemerintah maupun swasta untuk menunjang kelancaran pegawai dalam bekerja. Berhasil tidaknya administrasi dalam suatu instansi atau perusahaan tergantung dari pengelolaannya.

Sebelum mempelajari lebih lanjut tentang administrasi sarana dan prasarana kantor, mari kita pelajari pengertian administrasi secara umum serta sarana dan prasarana.

1. Pengertian Administrasi

Secara etimologi kata administrasi berasal dari bahasa Belanda yaitu administratie, yang meliputi kegiatan pencatatan dalam pembukuan ringan, surat menyurat, pengetikan dokumen, agenda kegiatan pimpinan dan lain sebainya yang sifatnya teknis ketatausahaan (clerical work).

Dalam pengertian yang lebih luas yaitu dari bahasa Inggris administration, kata administrasi berkaitan dengan suatu kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang atau masyarakat untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Menurut The Liang Gie (2007) administrasi adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan suatu kelompok dengan suatu hubungan kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan menurut Sondang P Siagian menyatakan bahwa administrasi adalah keseluruhan rangkaian proses kerjasama antara beberapa orang yang didasarakan pada azas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Namun secara umum pengertian administrasi dapat dilihat dari dua pengertian yaitu dalam arti sempit dan dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data atau informasi untuk menyediakan keterangan dan memudahkan dalam memperolehnya kembali secara keseluruhan.

Pengertian administrasi dalam arti sempit ini menggambarkan kegiatan yang dilakukan berkaitan dengna ketatausahaan (clerical work / office work) yang dirangkum menjadi tiga kelompok kegiatan yaitu korespondensi, ekspedisi dan pengarsipan. Administrasi dalam arti luas yaitu kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelomok orang berdasarkan pembagian kerja yang ditentukan dengan mendayagunakan sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Unsur-unsur yang administrasi dalam arti luas ini antra lain adanya sekelompok orang, adanya kerjasama, adanya pembagian tugas secara terstruktur, dan adanya pola kegiatan yang runtut, adanya tujuan yang akan dicapai.

Ciri – ciri kegiatan administrasi antara lain :

1. Adanya kerjasama dari sekleompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih
2. Adanya aktivitas proses atau usaha
3. Terdapat bimbingan, pengawasan dan kepemimpinan
4. Memiliki tujuan yang jelas

Pada umumnya pekerjaan administrasi kantor sering disebut sebagai kegiatan tata usaha yang dirumuskan sebagai rangkaian aktivitas menghimpun, ,mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data maupun informasi yang diperlukan. Berikut ini merupakan ruang lingkup pekerjaan administrasi, yaitu :

1) Menghimpun

Merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala data dan informasi yang belum tersedia atau masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan apabila diperlukan.

2) Mencatat

Merupakan kegiatan tulis menulis segala informasi dan keterangan yang diperlukan sehingga dapat mudah dibaca, dikirim dan disimpan.

3) Mengolah

Merupakan berbagai kegiatan mengerjakan informasi-informasi dan data yang diperlukan untuk disajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4) Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5) Mengirim

Merupakan kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lainnya dengan dengan berbagai cara dan alat.

6) Menyimpan

Merupakan kegiatan menaruh informasi dan data dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Baca juga: Menerapkan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Perkantoran

2. Pengertian Sarana dan Prasarana

Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor yang beranekaragam jenisnya dibutuhkan dukungan sarana dan prasarana yang lengkap dan memadai. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) sarana kantor dapat diartikan segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. 

Sedangkan prasarana merupakan segala sesuatu yan digunkaan sebagai penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan atau proyek). Secara umum perbedaaan sarana dan prasarana yaitu jika sarana lebih ditujukan pada benda-benda yang dapat bergerak, misalnya telepon, computer dan mesin-mesin kantor lainnya. Sedangkan prasarana ditujukan pada benda-benda yang tidak bergerak misalnya gedung, toilet, dan ruangan.

Menurut Moenir (1992 : 19) mengemukakan bahwa sarana merupakan segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/ pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja. Pengertian tersebut mengandung arti bahwa sarana dan prasarana merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam proses pekerjaan, baik yang termasuk peralatan pembantu maupun peralatan utama. 

Sedangkan menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty (2010:43) menyatakan bahawa sarana kantor itu lebih ditujukan untuk benda bergerak . Sarana kantor memiliki peranan yang penting dalam proses pelaksanaan kegiatan kantor. Sarana sebagai alat atau benda bergerak yang secara langsung dalam proses penyelesaian tugas.

Sarana dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu :

a. Alat

Sarana yang berarti alat langsung, mencakup alat untuk melaksanakan proses kegiatan kantor, perlengkapan kantor dan bahan habis pakai. Misalnya tersedianya meja, kursi, tempat penyimpanan dokumen, komputer, mesin-mesin kantor lainnya. Ketersediaan alat ini tentunya akan meningkatkan

kinerja pegawai.

b. Informasi

Sarana sumber informasi mencakup buku, peraturan, majalah, lembar informasi, internet dan sebagainya. Hal ini dmikasudkan agar sarana dapat menjadi rujukan dalam melaksanakan pekerjaan. 

Pengertian prasarana menurut Chaniago ( 2013 ) yaitu segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan ataupun standar bagi orangorang dalam bekerja di kantor tersebut. Prasarana kantor ini juga membimbing para pegawainya untuk bekerja sesuati aturan yang berlaku.

Prasarana kantor dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu :

a) Perabot dan tata ruang

Yang termasuk di dalamnya antara lain meja, kursi, perabot, system, tempat kerja unit peraga visual, tata ruang dan jenis-jenis kantor.

b) Kondisi fisik

Kondisi fisik ini meliputi dekorasi, kebersihan, ventilasi, suhu, penerangan, akustik, kesehatan dan keselamatan.

Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi sarana dan prasarana secara umum adalah kegiatan pengaturan secara keseluruhan berbagai sumber daya yang digunakan secara langsung maupun tidak langsung dalam melaksanakan aktivitas organisasai / perusahaan mulai dari penetapan tujuan awal sampai dengan pelaksanaan pekerjaan hingga tujuan dapat dicapai.

3. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Pekerjaan kantor yang dikerjakan dengan mudah akan meningkatkan kinerja dan produktivitas pegawai. Dukungan sarana dan prasarana yang memadai untuk bekerja tentunya dapat bekerja lebih optimal, cepat dan tepat.

Sarana dan prasarana merupakan milik organisasi atau perusahaan , oleh karena itu pelu adanya pengelolaan administrasi yang baik mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan sampai penghapusan.

Ruang lingkup admiistrasi sarana prasarana anatara lain :

1) Perencanaan

Perencanaan sarana dan prasarana merupakan proses analisis dan perancangan kebutuhan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam proses kegiatan perusahaan / organisasi. Proses perencanaan ini dilakukan dengan cermat dan teliti terkait dengan jenis, harga maupun jumlah sarana dan prasarana yang diperlukan.

2) Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan sarana dan prasarana tiap instansi atau perusahaan tidak selalu sama. Pada tahapan pengadaan ini dilakuka analisa kebutuhan, standardisasi dan perincian barang, pembelian serta pengiriman barang.

Hal-hal yang perlu diperlukan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasaana
2. Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasrana yang diperlukan
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
6. Kumpulkan dan kelola sarana dan prasarana

3) Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan menerima dan menyimpan barang hasil pengadaan yang bertujuan mengamankan barang yang belum atau yang akan didistribusikan.

4) Inventarisasi

Kegiatan inventarisasi diperlukan karena dalam pengadaan maupun pengelolaannya sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya yang tinggi sehingga diperlukan pendataan semua sarana dan prasarana yang dimiliki.

Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan dengan metode tertentu. Hal ini dilakukan agar pengelolaan sarana dan prasarana kantor lebih efektif sebagai bahan pengawasan sarana dan prasarana yang dimiliki.

Inventarisasi sarana dan prasarana bertujuan untuk :

1. Menjaga peralatan tidak mudah hilang
2. Menjadi bukti tertulis kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjwabkan
3. Memudahkan dalam pengecekan barang
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam pengadaan kegiatan mutasi / penghapusan barang

5) Penyaluran / Pendistribusian

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi atau unit pemegang yang satu kepada pemegang atau unit yang lain

6) Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan yang terus menerus dilakukan untuk mengusahakan barang / bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap digunakan.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor bertujuan agar :

1. Barang tidak mudah rusak karena suhu, cuaca / seerangga
2. Barang tidak mudah hilang
3. Barang tidak kadaluarsa
4. Barang tidak mudah susut
5. Sarana dan prasrana selalu dalam keadaan bersih

7) Penghapusan

Jika terdapat barang dalam daftar inventaris sudah tidak digunakan lagi namun biaya perawatannya terlalu tinggi maka sebaiknya dilakukan penghapusan barang atau dikeluarkan dari daftar inventaris. Penghapusan merupakan proses kegiatan untuk mengeluarkan atau menghilangkan barang dari daftar inventaris sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

4. Tujuan dan Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Secara umum tujuan administrasi sarana dan prasarana kantor adalah memberikan pelayanan data maupun informasi terkait sarana dan prasarana kantor kepada berbagai unit kerja atau personil kantor yang memerlukan.

Administrasi sarana dan prasarana yang baik sangat diperlukan dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor. Secara lebih rinci tujuan dan fungsi administrasi sarana dan prasarana diuraikan sebagai berikut :

1) Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan administrasi sarana dan prasarana kantor menurut Tim Dosen Asmi Santa Maria (2008:2) antara lain :

1. Menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan kantor, baik yang berkaitan dengna jenis dan spesfikasinya, jumlah, waktu maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dipakai dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkann dengan harga yang layak serta dapat memberikan pelayanan yang baik
2. Menyediakan informasi yang berkaitan dengan keberadaaan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam pengawasan dan pengendalian, serta digunakan sebagai instrument dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan pengelolaan sarana dan prasarana kantor
3. Menyediakan sarana dan prasarana yang siap pakai bagi unit kerja atau personil yang membutuhkan sehingga kelangsungan aktivitas setiap unit kerja dapat terjamin melalui penyelenggaraan gudang dan distribusi secara optimal
4. Menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil secara preventif maupun represif untuk mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang
5. Melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan maupun tugas dan mencegah pemborosan
6. Mencegah dan mengambil tindakan pencegahan terhadap penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana guna menekan pengeluaran biaya, baik yang berkaitan dengan finansial, tenaga, waktu, pikiran, material juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
7. Menyediakan pedoman kerja bagi unit kerja maupun personil sehingga dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal
8. Membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana secara bertanggungjawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga penyimpangan maupun pemborosan dapat terhindarkan

2) Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Secara umum fungsi administrasi sarana dan prasarana antara lain:

• Membantu mempercepat proses pelaksanaan maupun penyelesaian pekerjaan
• Meningkatkan produktivitas kerja para pegawai
• Meningkatkan dan menajmin kualitas hasil kerja
• Melengkapi fasilitas segala kebutuhan yang diperlukan dalam proses penyelenggaraan aktivitas pekerjaan di kantor
• Memberikan rasa nyaman terhadap berbagai pihak yang berkaitan dengan pekerjaan
• Memberikan kontribusi yang optimal terhadap instansi

Gambar 1.2 Aplikasi Inventaris Sarana dan Prasarana

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, pengelolaan administrasi sarana dan prasarana kantor juga mengalami perkembangan dari teknik yang digunakan dalam pengumpulan informasi atau pendataannya.

Pada umumnya pengelolaan administrasi sarana dan prasarana kantor masih menggunakan cara manual, yaitu pendataan dan pencatatan yang dilakukan secara manual. Hal ini tentu saja akan memakan waktu dan proses yang cukup lama dan kurang efektif karena sarana dan prasarana yang dimiliki kantor jumlahnya sangat banyak dengan jenis yang beranekaragam.

Pada era serba teknologi dan digitalisasi sekarang ini, berbagai aplikasi elektronik maupun software bermunculan untuk memudahkan para penggunanya dalam mengerjakan dan mengakses sesuatu, termasuk dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor. Salah satunya muncul aplikasi yang mengatur tentang inventarisasi sarana dan prasarana kantor.

Aplikasi ini berfungsi untuk mengelola proses transaksi saat barang masuk, barang keluar, ketersediaan stok barang, pendataan pemasok (supplier) dan peminjaman barang. Adanya aplikasi ini tentunya sangat membantu dalam pengelolaan administrasi sarana dan prasarana, data yang diperoleh akan disimpan sesuai dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan sewaktu-waktu data akan tersaji secara lebih lengkap dan cepat.

RANGKUMAN

1. Sarana dan prasarana yang memadai secara kualitas maupun kuantitas akan berpengaruh pada meningkatnya produktivitas kerja para pegawai
2. Pekerjaan kantor dapat terselesaikan lebih cepat dan efektif apabila sarana dan prasarana kantor yang tersedia dalam kondisi baik dan memenuhi standar
3. Pengelolan sarana dan prasarana kantor diperlukan untuk menjaga dan menjamin kelangsungan sarana dan prasarana agar selalu siap untuk digunakan
4. Administrasi sarana dan prasarana yang teratur akan memudahkan dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang menjadi sumber daaya pendukung baik yang bersifat langsung maupun tidak langsung
5. Ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana antara lain perencanaan, pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan sampai penghapusan
6. Tujuan administrasi sarana dan prasarana kantor secara umum adalah memberikan pelayanan data maupun informasi terkait sarana dan prasarana kantor kepada berbagai unit kerja atau personil kantor yang memerlukan
7. Fungsi administrasi sarana dan prasarana kantor antara lain :
• Membantu mempercepat proses pelaksanaan maupun penyelesaian pekerjaan
• Meningkatkan produktivitas kerja para pegawai
• Meningkatkan dan menajmin kualitas hasil kerja
• Melengkapi fasilitas segala kebutuhan yang diperlukan dalam proses penyelenggaraan aktivitas pekerjaan di kantor
• Memberikan rasa nyaman terhadap berbagai pihak yang berkaitan dengan pekerjaan
• Memberikan kontribusi yang optimal terhadap instansi

TUGAS MANDIRI

Dalam pengelolaan administrasi sarana parasarana terdapat beberapa unsur yang harus diperhatikan, diantaranya perencanaan, pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan sampai penghapusan. Tugas anda adalah sebagai berikut :

1. Buatlah kelompok yang masing-masing terdiri dari 4 – 5 orang
2. Kunjungilah kantor yang ada di sekitar lingkunganmu, kemudian amatilah bagaimana penerapan pengelolan administrasi sarana dan prasarana kantor tersebut :
3. Diskusikan dengan teman sekelompokmu mengenai penerapan unsur-unsur dari ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana di kantor tersebut
4. Tuliskan hasil pengamatan serta diskusi yang telah dilakukan ke dalam laporan kemudian presentasikan di depan kelas

PENILAIAN MANDIRI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat !

1. Jelaskan perbedaaan sarana dan prasarana kantor ?
2. Sebutkan yang termasuk prasarana kantor !
3. Apakah yang dimaksud dengan administrasi sarana dan prasarana kantor ?
4. Sebutkan ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana !
5. Mengapa sebuah kantor atau instansi harus memiliki pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik ?
6. Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan sarana dan prasarana kantor !
7. Setiap perusahaan atau organisasi perlu melakukan inventarisasi terhadap semua sarana dan prasarana yang dimiliki. Jelaskan apa sajakah tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor !
8. Apa yang dimaksud dengan fungsi pemeliharaan dalam tahapan administrasi sarana dan prasarana kantor ?
9. Apa yang dimaksud dengan penghapusan barang, dan mengapa hal tersebut harus dilakukan dalam pengelolaan administrasi sarana dan prasarana kantor ?
10. Menurut Anda, apa yang akan terjadi jika ada di dalam sebuah kantor atau perusahaan tidak ada tahapan perawatan sarana dan prasarana ?

Demikian materi memahami administrasi sarana prasarana kantor dengan judul muatan pelajarana dasar-dasar administrasi sarana dan prasarana, jurusan Managemen Perkantoran. Semoga bisa membantu.